Release Notes IPA-Suite v10

Neue Einstellung „MSG-Behandlung“ für Outlook-Nachrichten (.msg), wählbar im RA-MICRO-Konfigurationstool: Umbenennen — die Anhänge werden direkt in der .msg-Datei umbenannt, die Nachricht bleibt in RA-MICRO eine Outlook-E-Mail und der Posteingang zeigt die neuen Anhangnamen; Umwandeln — die Nachricht wird wie bisher in eine .eMessage umgewandelt und in RA-MICRO als E-Nachricht angezeigt; Aus — keine Bearbeitung. Die bisherige Einstellung „msg nach eml umwandeln“ wird übernommen.

Umgewandelte Outlook-Nachrichten zeigten in RA-MICRO Fragezeichen statt Umlauten im Betreff. Betreff und Nachrichtentext werden jetzt korrekt kodiert.

Signierte oder verschlüsselte E-Mails (S/MIME) im Format .eml bzw. .eMessage werden nicht mehr verändert, damit ihre Signatur gültig bleibt. Für .msg-Dateien galt dieser Schutz bereits.

Verbessertes Protokoll: Bricht ein Arbeitsplatz die Verbindung während einer Anfrage ab, wird dies nur noch als Warnung ohne technische Fehlerdetails protokolliert, statt als Serverfehler. Fehlermeldungen im Protokoll nennen jetzt den betroffenen Benutzer.

Sicherheitsupdate.

Der Dienst IPA-Client-API ist ab Version 10 fester Bestandteil der Serverinstallation. IPA-DesktopClient und Office-Add-Ins kommunizieren ab sofort verschlüsselt über HTTPS (Port 8443) mit dem Server; der bisherige direkte Datenbankzugriff der Arbeitsplätze über Port 3308 entfällt.

Die Verbindung wird zusätzlich über ein Sicherheitsmerkmal des Serverzertifikats abgesichert. Anwender erhalten dieses als „Sicherheitscode“ mit ihrer Einladungsmail; damit kann sich keine fremde Gegenstelle als Ihr Server ausgeben.

Die Volltextsuche wurde vereinheitlicht. Angedockte Suche und Erweiterte Suche liefern jetzt identische Ergebnisse; Phrasen in Anführungszeichen, Begriffe mit Bindestrich und Umlaute werden korrekt ausgewertet (zuvor wurde daraus faktisch eine ODER-Suche).

Bei der erneuten Texterkennung wird jede Seite vorab eingestuft. Nur echte Scanseiten werden neu erkannt; digital erzeugte Seiten (z. B. aus Word, PDF-Drucker oder der Kanzleisoftware) bleiben unverändert, damit dort keine Aktenzeichen oder Bankverbindungen verfälscht werden.

Der Arbeitsplatz wird mit IPA-ClientSetup.exe und einem Installationscode eingerichtet. Der Code enthält Serveradresse, Port und Sicherheitsmerkmal — eine manuelle Eingabe von Verbindungsdaten entfällt. Für alle Arbeitsplätze eines Kunden gilt derselbe Code.

Die Installation benötigt keine Administratorrechte. Das Zielverzeichnis ist fest auf C:\it-scom\ipa-suite gesetzt.

Automatische Aktualisierung beim Programmstart: Der Client lädt geänderte Dateien vom Server des Kunden, prüft jede Datei auf Unverfälschtheit und stellt bei einem Fehler den vorherigen Stand wieder her.

Für die unbeaufsichtigte Verteilung (z. B. Intune, Gruppenrichtlinie) steht ein Silent-Modus zur Verfügung.

Im IPA-Suite Admin lässt sich der Installationscode direkt anzeigen und kopieren; zusätzlich kann eine Rundmail an alle Benutzer versendet werden (Deutsch, Englisch, Französisch).

Die Aktualisierungspakete werden als ein Archiv ausgeliefert statt als viele Einzeldateien. Das beschleunigt den Abgleich und macht ihn auch bei vielen Arbeitsplätzen zuverlässig.

Beim KI-gestützten Aufteilen eines Stapels enthalten die Teildokumente jetzt eine Stapel-Kennung und den Namen der Ursprungsdatei. Damit lassen sich die Dokumente eines Scanstapels nachträglich wieder als zusammengehörig erkennen.

War für einen Prozess ein fester Dokumenttyp hinterlegt, konnte die KI diesen überschreiben — Dokumente wurden dadurch unter einem anderen Dokumenttyp abgelegt. Der fest konfigurierte Wert hat jetzt Vorrang; ob die KI den Dokumenttyp bestimmen darf, wird ausschließlich über die Prozesskonfiguration gesteuert.

Bei aufgebrauchtem KI-Budget wurde die 100-Prozent-Meldung bei jedem Dokument erneut versendet. Die Meldung erfolgt jetzt einmal pro Monat.

Automatischer Lizenzabgleich (Dienststart sowie 6, 12 und 16 Uhr). Lizenzänderungen werden damit ohne manuellen Eingriff im IPA-Suite Admin wirksam. Standardmäßig ausgeschaltet.

Termin- und Fristenerkennung. Die KI erkennt Termine und Fristen im Eingang, die Berechnung erfolgt nachvollziehbar im Dienst und wird protokolliert. Das Ergebnis steht als Textbaustein für Vorlagen und als Namenszusatz zur Verfügung. Es handelt sich ausdrücklich um ein Hinweissystem — es wird nichts in den RA-MICRO-Fristenkalender geschrieben. Standardmäßig ausgeschaltet.

Zentrale Rubriken-Zuordnung — die KI ordnet eingehende Dokumente einer Rubrik zu; die Auswahl steht im Template-Editor des Konfigurationstools zur Verfügung.

Der Kanzlei-Kontext (eigene Kanzleidaten) fließt in die KI-Auswertung ein — eingehende und ausgehende Schreiben werden dadurch zuverlässiger unterschieden.

Automatische Erkennung der Eingangsquelle — überwachte Ordner ohne festen Typ erkennen selbst, ob eine Nachricht aus dem beA, aus einem E-Mail-Postfach oder aus dem Scanner stammt. Sendekopien aus dem beA werden anhand der hinterlegten Kanzlei-Postfachkennungen erkannt.

Die KI lässt sich je Aufgabe getrennt steuern (z. B. Aktenerkennung, Umbenennung, Fristenerkennung).

Anhänge werden mit dem Kontext der Hauptnachricht umbenannt (Betreff, Absender, Nachrichtentext). Dadurch lassen sich Anlagen zutreffend benennen, etwa „Schriftsatz als Anlage eines Gerichtsschreibens“.

Vorlagen können gemischte Werte enthalten — Festtext, Variable und KI-Anweisung in einem Feld. Neue Textbausteine für Fristen ({FristSuffix}) liefern Kennzeichen und Datum gemeinsam und entfallen vollständig, wenn keine Frist gefunden wurde.

Outlook-Nachrichten (.msg) können auf Wunsch so übernommen werden, dass die KI-Umbenennung auch dort greift. Standardmäßig ausgeschaltet.

In beA- und E-Mail-Ordnern werden nur noch Nachrichtendateien verarbeitet. Bereits vom RA-MICRO-Posteingang herausgelöste Einzelanlagen werden nicht mehr erneut angefasst.

Bei ausgehenden Kanzleischreiben wurde das Gerichtsaktenzeichen anstelle des eigenen Aktenzeichens erkannt, wenn hinter der Jahreszahl ein Sachbearbeiterkürzel stand. Die Erkennung berücksichtigt dieses Format jetzt.

Einzelne beA-Nachrichten wurden nicht in den Posteingang importiert. Dateien können jetzt nicht mehr unbemerkt in der Zwischenverarbeitung liegen bleiben: Der Dienst gibt sie beim Stoppen zurück, holt beim Start liegengebliebene Dateien nach und meldet wiederholte Fehlversuche.

Ein aufgebrauchtes KI-Budget beendete den Dienst — die Zustellung stand dann bis zum manuellen Start still. Der Dienst läuft jetzt weiter und setzt lediglich die KI-Funktionen aus.

KI-erzeugte Texte lieferten einen Mix aus Umlauten und Umschreibungen („Räumungsklage“ neben „Raeumungsklage“). Die Schreibweise ist jetzt einheitlich vorgegeben.

Nach einem Neustart des Dienstes wurden bereits verarbeitete Dateien erneut aufgegriffen.

In einem Sonderfall wurde ein Dokument dauerhaft ohne Begleitdatei zurückgegeben und erschien im Posteingang ohne Metadaten.

Massenaktualisierung von Metadaten — mehrere Dokumente in einer Box markieren und deren Metadaten in einem Arbeitsgang ändern. Der Dialog zeigt je Dokumenttyp eine eigene Registerkarte; je Feld wird ausgewählt, ob es übernommen oder geleert wird. Welche Felder für die Massenaktualisierung freigegeben sind, legen Sie im IPA-Suite Admin je Dokumenttyp fest (Voraussetzung: Recht zum Ändern von Metadaten).

Suche direkt über die Dokument-ID — mehrere IDs können kommagetrennt eingegeben werden. Hilfreich bei der Bereinigung von Dubletten, die mit ihrer ID gemeldet werden.

Mögliche Dubletten werden in einem eigenen Fenster mit Dateiname, Dokumenttyp, Postfach, Raum und Erstelldatum angezeigt (bisher nur eine Meldung mit nackten Nummern). Dokumente lassen sich von dort schreibgeschützt öffnen oder in den Papierkorb legen.

Nach dem Löschen eines Dokuments aus dem Suchergebnis startete der Client eine neue Suche und verwarf dabei die vom Anwender gewählte Sortierung. Sortierung und Spaltenbreiten bleiben jetzt erhalten und werden je Benutzer gespeichert.

Der Spaltenfilter der Boxenansicht wirkte nach dem Neuladen der Ansicht nicht mehr. Filter bleiben jetzt erhalten.

Ein Fehler beim Aufbau eines Filter-Auswahlfensters beendete die Anwendung. Dieser Fall wird jetzt abgefangen.

Die Seitenextraktion (Strg+2) konnte die Anwendung beenden; zudem zeigte der Viewer anschließend einen veralteten Stand. Das Dokument wird jetzt nach dem Trennen neu geladen.

Ein Warnhinweis beim Laden der Boxen lag nur auf Deutsch vor.

Beim Anlegen eines Benutzers mit bereits vergebener E-Mail-Adresse erschien die irreführende Meldung, die maximale Anzahl lizenzierter Benutzer sei erreicht. Es wird jetzt die tatsächliche Ursache gemeldet.