Concept Office trifft Ihr revisionssicheres Archiv – ein Klick, das Original ist da.
Mit der Concept Office Schnittstelle der IPA-Suite bekommt jeder Beleg in Concept Office automatisch einen Link auf das revisionssicher archivierte Originaldokument. Ein Klick – und Rechnung, Auftrag oder Lieferschein öffnen sich. Kein Suchen, kein Programmwechsel, keine Änderung an Ihrer Software.
Schematische Darstellung: Beleg in Concept Office → Link → Original in der IPA-Suite.
Der Beleg steht in Concept Office – das Original liegt „irgendwo“.
Angebot, Auftrag, Rechnung: Die Daten sind im ERP, aber das Dokument dazu liegt auf einem Netzlaufwerk, im Mail-Postfach oder im Ordner. Suchen, Programm wechseln, wiederfinden – jeden Tag, hundertfach.
Suchen statt arbeiten
Wer zu einem Beleg das Original braucht, verlässt Concept Office, sucht im Dateisystem oder in Outlook – und verliert dabei Zeit und Fokus.
Ordner sind kein Archiv
Dateien auf dem Server lassen sich verschieben, überschreiben oder löschen. Für die GoBD zählt aber: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar – 6 bis 10 Jahre lang.
Zwei Welten, doppelte Arbeit
ERP und Dokumentenablage wissen nichts voneinander. Belegdaten werden zweimal erfasst, Rückfragen dauern, und bei Prüfungen wird es hektisch.
Ihr ERP und Ihr Archiv verhalten sich wie ein System.
Concept Office arbeitet wie bisher. Im Hintergrund holt die IPA-Suite jedes neue Dokument aus der Concept-Office-Ablage ab, archiviert es revisionssicher – und bringt den Link zum Original zurück an den Beleg. Vollautomatisch.
Concept Office speichert wie gewohnt
Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Outlook-Mails oder Fotos hängen Sie wie bisher an Ihre Belege. Für Ihr Team ändert sich nichts.
Der Bote holt ab und überträgt
Ein kleiner Dienst auf Ihrem Server – der IPA-DocSender – erkennt jedes neue Dokument und überträgt es verschlüsselt an Ihr Archiv. Er nimmt die Belegdaten gleich mit.
Die IPA-Suite archiviert revisionssicher
Der IPA-DocResolver nimmt das Dokument an, die IPA-Suite archiviert es GoBD-konform – samt Belegdaten wie Belegnummer, Kunde und Betrag. Einmal erfasst, überall nutzbar.
Der Link kommt zurück an den Beleg
Automatisch erscheint am Beleg in Concept Office ein Link auf das archivierte Original. Ein Klick – das Dokument öffnet sich im Browser.
Zwei unsichtbare Helfer, eine Aufgabe.
Sie müssen sich keine Namen merken. Aber es hilft zu wissen, wer im Hintergrund für Sie arbeitet – und warum Sie sich um beide nicht kümmern müssen.
IPA-DocSender
Der Bote: Er bringt Ihre Dokumente ins Archiv – und den Link zurück.
- Beobachtet die Ablage von Concept Office und erkennt neue Dokumente von selbst.
- Überträgt jedes Dokument verschlüsselt – zusammen mit den Belegdaten aus Concept Office.
- Trägt den fertigen Link zum Original direkt am passenden Beleg ein.
- Gibt nicht auf: Klemmt die Leitung, versucht er es selbstständig weiter – jede Übertragung wird quittiert, Dubletten entstehen nicht.
IPA-DocResolver
Die Annahmestelle: Sie nimmt an, quittiert – und öffnet später die Tür.
- Nimmt die Dokumente des Boten an und bestätigt jede Übertragung mit einer Quittung.
- Übergibt an die IPA-Suite, die das Dokument GoBD-konform und revisionssicher archiviert.
- Erzeugt für jedes Dokument einen einzigartigen, nicht erratbaren Link.
- Liefert beim Klick auf den Link das Original im Browser aus – und protokolliert jeden Zugriff.
Beide Helfer richtet IT-SCom bzw. Ihr IPA-Suite-Partner für Sie ein. Danach laufen sie unbemerkt im Hintergrund – Ihr Team klickt einfach auf den Link.
Was Sie für diese Integration alles nicht brauchen.
Die Concept Office Schnittstelle der IPA-Suite verbindet Ihr ERP mit dem Archiv ganz ohne Programmierung – unabhängig von Plugins und Hersteller-Schnittstellen. Deshalb ist sie schnell eingerichtet.
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Kein Plugin in Concept Office
Nichts wird in Ihre ERP-Software installiert. Concept Office bleibt so, wie Sie es kennen – und wie es Ihr Betreuer wartet.
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Keine Programmierung, keine Hersteller-Schnittstelle
Sie benötigen keine Schnittstelle des ERP-Herstellers. Der Weg führt über die ganz normale Dokumentenablage von Concept Office.
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Keine Schulung für Ihr Team
Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter wie bisher. Neu ist nur ein Link am Beleg – und den kann jeder anklicken.
Jeden Tag echte Arbeitszeit sparen – und ruhig schlafen.
Die Verbindung von Concept Office und revisionssicherem Archiv entlastet die Sachbearbeitung und gibt Geschäftsführung und Buchhaltung Sicherheit.
Für Ihre Sachbearbeitung
Weniger Suchen, mehr Fokus.
- Ein Klick statt Suchen – das Original öffnet sich direkt aus dem Beleg heraus.
- Kein Programmwechsel – Concept Office bleibt der Arbeitsplatz, das Archiv kommt dazu.
- Auch E-Mails und Fotos – Outlook-Mails landen als Original-Mail im Archiv, Anhänge bleiben zugeordnet.
- Nichts Neues lernen – der Ablauf bleibt, der Link kommt von selbst.
Für Geschäftsführung & Buchhaltung
Revisionssicher, nachvollziehbar, entspannt.
- GoBD-konforme Archivierung – unveränderbar und vollständig, statt loser Dateien auf dem Server.
- Belegdaten nur einmal erfassen – Belegnummer, Kunde und Betrag reisen aus Concept Office mit ins Archiv.
- Jeder Zugriff protokolliert – wann welches Dokument über den Link geöffnet wurde, ist nachvollziehbar.
- Schnelle Einführung – kein IT-Großprojekt, keine Änderung an Ihrer ERP-Software.
Gebaut für den Dauerbetrieb – und behutsam mit Ihren Daten.
Eine Verbindung zwischen Ihrem Firmennetz und Ihrem Archiv muss aushalten, dass mal etwas klemmt. Und sie darf an Ihren ERP-Daten nichts kaputt machen. Beides ist eingebaut.
- Der Link ist ein Schlüssel, kein Passwort – lang, nicht erratbar und jederzeit widerrufbar.
- Jeder Abruf wird protokolliert – nachvollziehbar, wann das Original über den Link geöffnet wurde.
- Verschlüsselte Übertragung – vom Boten bis zur Annahmestelle.
- Quittung für jede Übertragung – bei Störungen wird automatisch weiterversucht, Dubletten entstehen nicht.
- Behutsam mit Ihrem ERP – bevor die Schnittstelle den Dokument-Verweis am Beleg ergänzt, sichert sie den bisherigen Wert. Der Schritt ist nachvollziehbar und rückholbar.
Wird ein Link nicht mehr gebraucht, lässt er sich widerrufen – das Dokument selbst bleibt sicher im revisionssicheren Archiv.
Funktioniert in allen drei Installationsvarianten.
Ob Ihr Archiv bei uns im deutschen Rechenzentrum, auf der Hardwarebox bei Ihnen oder auf Ihrem eigenen Server läuft – die Concept Office Schnittstelle ist in jeder Variante verfügbar.
Private Cloud
Gehostet in Deutschland, rundum von IT-SCom betreut – Sie kümmern sich um nichts.
Mehr erfahren →Managed Appliance (Hardwarebox)
Vorkonfiguriert bei Ihnen vor Ort, betreut durch IT-SCom – Daten im eigenen Haus.
Mehr erfahren →On-Premise
Auf Ihren eigenen Servern, verwaltet durch Ihre IT – volle Datenhoheit.
Mehr erfahren →Sie nutzen ein anderes ERP-System? Das Prinzip „Ihr ERP speichert, die IPA-Suite archiviert, der Link kommt zurück“ ist nicht auf Concept Office beschränkt. Sprechen Sie uns an – wir klären gemeinsam, ob eine Anbindung Ihres Systems im Projekt möglich ist.
ERP-Anbindung anfragen
Made & Hosted in Germany
Entwickelt in Unna, gehostet in Deutschland – mit den Gütesiegeln des Bundesverbands IT-Mittelstand.
Ein Archiv, dem Sie vertrauen können.
Die Concept Office Schnittstelle ist ein Baustein der IPA-Suite – dem revisionssicheren Dokumenten-Management-System mit nativ integrierter, DSGVO-konformer KI.
- Über 3.000 Installationen weltweit – bewährt im Mittelstand.
- GoBD-Anforderungen erfüllt – revisionssichere Archivierung mit vollständiger Historie.
- Entwickelt & gehostet in Deutschland – Datenschutz ohne Kompromisse.
- Modular – Scan, Workflow, DMS, Archiv und PDF-Werkzeuge in einer Anwendung, nutzbar nach Bedarf.
Fragen zur Concept Office Schnittstelle.
Muss an unserem Concept Office etwas verändert werden?
Nein. Es wird kein Plugin installiert und nichts an Ihrer Concept-Office-Software geändert. Concept Office speichert Dokumente wie bisher; ein kleiner Dienst auf Ihrem Server (der IPA-DocSender) holt sie ab und trägt anschließend den Link zum archivierten Original am Beleg ein.
Schreibt die Schnittstelle in unsere Concept-Office-Datenbank?
Ja – aber nur an einer Stelle: Der Verweis auf das Dokument am jeweiligen Beleg wird durch den Link auf das archivierte Original ersetzt. Alles andere bleibt unangetastet. Vor jeder Änderung sichert die Schnittstelle den bisherigen Wert, sodass der Schritt jederzeit rückholbar ist. Die Einrichtung stimmen wir mit Ihnen – und auf Wunsch mit Ihrem Concept-Office-Betreuer – ab.
Was passiert mit den Dokumenten, die schon in Concept Office liegen?
Bestandsdokumente können nachträglich in das revisionssichere Archiv übernommen werden – schrittweise und kontrolliert. Wie und in welchem Umfang, klären wir gemeinsam bei der Einrichtung.
Welche Dokumente werden übernommen?
Dokumente aus der Ablage von Concept Office – zum Beispiel PDF-Dateien, gescannte Bilder (TIFF, JPG, PNG) und Outlook-E-Mails. E-Mails landen als Original-Mail im Archiv, ihre Anhänge werden separat zugeordnet. Den genauen Umfang stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.
Wer kann die Links öffnen?
Jeder, der den Link besitzt – solange er nicht widerrufen wurde. Der Link ist deshalb wie ein Schlüssel zu behandeln: Er ist einzigartig und nicht erratbar, jeder Abruf wird protokolliert, und er lässt sich jederzeit widerrufen. Sichtbar ist der Link nur dort, wo auch der Beleg in Concept Office sichtbar ist.
Was ist, wenn die Internetverbindung ausfällt?
Der IPA-DocSender merkt sich, was noch übertragen werden muss, und versucht es selbstständig weiter, sobald die Verbindung wieder steht. Jede Übertragung wird quittiert – doppelte Dokumente entstehen nicht.
Funktioniert das auch mit unserer On-Premise- oder Hardwarebox-Installation?
Ja. Die Concept Office Schnittstelle ist in allen drei Installationsvarianten der IPA-Suite verfügbar: Private Cloud, Managed Appliance (Hardwarebox) und On-Premise.
Ist IT-SCom Partner des Concept-Office-Herstellers?
Nein. Die Concept Office Schnittstelle ist eine eigenständige Entwicklung der IT-SCom GmbH. Es besteht keine Partnerschaft oder sonstige Verbindung zum Hersteller von Concept Office. Genau deshalb funktioniert die Anbindung ohne Plugin und ohne Hersteller-Schnittstelle.
Was kostet die Concept Office Schnittstelle?
Die Schnittstelle ist ein Zusatzbaustein zur IPA-Suite. Die Konditionen nennen wir Ihnen gern persönlich. Sprechen Sie uns an.
Sie betreuen Concept-Office-Kunden – oder nutzen es selbst?
Dann kennen Sie die Frage „Wo liegt eigentlich das Original?“ aus jedem Kundengespräch. Mit der IPA-Suite haben Sie die Antwort im Portfolio: ein revisionssicheres Dokumenten-Management-System, das sich ohne Programmierprojekt mit Concept Office verbindet.
- Standardisiert statt Einzelfall – die Anbindung ist ein wiederholbarer Baustein der IPA-Suite, kein individuelles Entwicklungsprojekt.
- Selbst erleben – nutzen Sie die IPA-Suite intern und verbinden Sie sie mit Ihrem eigenen Concept Office. Danach kennen Sie das Produkt besser als jeder Prospekt.
- Klarer Gesprächsanlass – „Ihre Mitarbeiter öffnen das archivierte Original direkt aus Concept Office“ versteht jeder Kunde sofort.
- Schulung & Zertifizierung – wir machen Ihr Team fit für Beratung, Einrichtung und Support.
Werden Sie IPA-Suite-Partner.
Als Reseller vermarkten Sie die IPA-Suite mit Concept Office Schnittstelle bei Ihren Kunden – mit Unterstützung durch IT-SCom bei Demo, Einführung und Support. Alle Konditionen besprechen wir persönlich.
Sehen Sie es live – mit Ihren eigenen Belegen aus Concept Office.
In einer kurzen, unverbindlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie aus „Wo liegt das Original?“ ein einziger Klick wird – und wie Ihr Archiv dabei GoBD-konform bleibt.
Concept Office ist eine Marke bzw. Produktbezeichnung des jeweiligen Herstellers. Die IT-SCom GmbH steht in keiner Partnerschaft, Kooperation oder sonstigen geschäftlichen Verbindung mit dem Hersteller von Concept Office. Die hier beschriebene Schnittstelle ist eine eigenständige Entwicklung der IT-SCom GmbH; die Nennung dient ausschließlich der Beschreibung der Kompatibilität.