E-Rechnungen verarbeiten – empfangen, auslesen, archivieren mit der IPA-Suite.
E-Rechnungen verarbeiten ist seit dem 01.01.2025 Pflicht: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Die IPA-Suite nimmt XRechnung & ZUGFeRD automatisch entgegen, liest sie per KI aus und legt sie GoBD-konform ab.
Automatisch empfangen
E-Rechnungen aus E-Mail-Postfach oder Netzwerkordner werden überwacht und automatisch eingelesen.
Per KI auslesen
Die native, DSGVO-konforme KI extrahiert Rechnungsdaten aus XRechnung & ZUGFeRD – ganz ohne Training.
Freigeben im Workflow
Prüfen, kommentieren, freigeben in digitalen Bearbeitungsboxen – mit lückenloser Historie.
GoBD-konform archivieren
Revisionssichere Ablage mit Audit-Trail – konform zu den GoBD-Anforderungen, Made in Germany.
Seit dem 01.01.2025 betrifft die E-Rechnung jedes Unternehmen.
Mit dem Wachstumschancengesetz (vom Bundesrat am 22.03.2024 bestätigt) gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft. Schon heute muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
- Empfangen & archivieren ist bereits Pflicht – seit dem 01.01.2025.
- XRechnung ist reines XML – nicht menschenlesbar und nicht „abheftbar“.
- Aufbewahrung 6–10 Jahre – das erzwingt ein revisionssicheres digitales Archiv (GoBD).
- Übergabe an DATEV & ERP – damit ausgelesene Daten direkt weiterfließen.
Der Zeitplan im Überblick
Empfang und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen verpflichtend. Papierrechnungen nur noch mit Zustimmung des Empfängers.
Papierrechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
Unternehmen unter 800.000 € Jahresumsatz dürfen mit Zustimmung alternative Formate nutzen.
Vollständige Umsetzung aller Anforderungen an die E-Rechnung.
So verarbeitet die IPA-Suite Ihre E-Rechnungen.
Vom Eingang bis zum revisionssicheren Archiv läuft der Prozess medienbruchfrei – automatisiert und nachvollziehbar.
Empfangen
E-Rechnungen werden aus überwachten Postfächern und Netzwerkordnern automatisch eingelesen.
KI-Auslesen
Die KI erkennt und extrahiert Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Fälligkeit & mehr – auch aus reinem XML.
Freigeben
Prüfung und Freigabe im Workflow: kommentieren, signieren, regelbasiert weiterleiten.
Archivieren & übergeben
GoBD-konforme Ablage und Übergabe der Daten an DATEV oder Ihr ERP-System.
XRechnung und ZUGFeRD – beide werden unterstützt.
Die IPA-Suite verarbeitet die zwei in Deutschland maßgeblichen E-Rechnungsformate – konform zur EU-Norm EN 16931.
XRechnung
Ein rein strukturiertes XML-Format: maschinenlesbar, aber für Menschen nicht direkt lesbar und nicht „abheftbar“. Genau deshalb braucht es ein digitales, revisionssicheres Archiv.
- Automatisch eingelesen & per KI ausgelesen
- Lesbare Darstellung für Ihre Mitarbeiter
- Revisionssichere Ablage nach GoBD
ZUGFeRD ab 2.0.1
Ein hybrides Format: ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Praktisch für die Anzeige – die strukturierten Daten werden von der IPA-Suite ebenso automatisch verarbeitet.
- PDF-Ansicht und XML-Daten zugleich
- Datenextraktion aus den eingebetteten Werten
- Konform zur EU-Norm EN 16931
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung.
Mehr als nur Empfang – ein durchgängiger Prozess.
Die IPA-Suite verbindet KI-Datenextraktion, Freigabe-Workflow und revisionssicheres Archiv in einer Anwendung.
KI-Datenextraktion
Die native, DSGVO-konforme KI liest Rechnungsdaten zuverlässig aus – aus strukturierten wie unstrukturierten Quellen.
Rechnungs-Workflow
Regelbasierte Prüfung und Freigabe in digitalen Bearbeitungsboxen – inklusive Kommentaren und Signatur.
Revisionssicheres Archiv
GoBD-konforme Archivierung mit lückenlosem Audit-Trail – Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen hinweg.
Pflicht erfüllen – und dabei gefördert werden.
Die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung ist vielerorts förderfähig – abhängig von Bundesland und Programm. So wird aus der gesetzlichen Pflicht ein wirtschaftlicher Schritt nach vorn.
Förderung möglich
Viele Digitalisierungsprojekte sind förderfähig – abhängig von Bundesland und Programm. Wir prüfen Ihre Möglichkeiten gemeinsam mit Ihnen.
Förderfähigkeit prüfen lassen
Ausgezeichnet vom BITMi
Bundesverband IT-Mittelstand e.V. · „Software Made in Germany“
E-Rechnungen verarbeiten – datenschutzkonform aus Deutschland.
Die IPA-Suite verbindet moderne KI-Dokumentenverarbeitung mit dem Datenschutz-Anspruch des deutschen Mittelstands.
- Made in Germany – vollständig in Deutschland entwickelt & gehostet.
- GoBD-konform & revisionssicher – mit lückenlosem Audit-Trail.
- DSGVO-konforme KI – nativ integriert, ohne fragwürdige Drittanbieter-Tools.
- Über 3.000 Installationen weltweit – im Einsatz erprobt.
So setzen Sie die IPA-Suite ein.
Die E-Rechnungsverarbeitung ist Teil eines durchgängigen Dokumenten-Management-Systems. Entdecken Sie die passenden Bausteine und Betriebsmodelle.
Automatische Rechnungsverarbeitung
KI-gestützte Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen – nicht nur E-Rechnungen.
Mehr erfahren →Revisionssicher archivieren
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente.
Mehr erfahren →Betriebsmodelle
Private Cloud, Hardwarebox oder On-Premise – die IPA-Suite läuft so, wie es zu Ihnen passt.
Varianten ansehen →E-Rechnungen verarbeiten – startklar mit der IPA-Suite.
Lassen Sie sich in einer kostenlosen Demo zeigen, wie die IPA-Suite Ihre E-Rechnungen empfängt, ausliest und GoBD-konform archiviert – oder testen Sie 30 Tage kostenlos.