Der IPA-DesktopClient ist eine leistungsstarke Windows Anwendung, in alle notwendigen Benutzer-Funktionen für die Arbeit mit der IPA-Suite und den Unternehmensdokumenten vereint sind.
Über die Module der IPA-Suite lässt sich die Umgebung optimal an die Kundenbedürfnisse anpassen.
Video Workflows
Reichen Sie Dokumente durch Ihr Unternehmen. Mitarbeitern und Abteilungen können Postfächer zugeordnet werden. Dokumente können dann in die Postfächer gelegt werden. Die Verantwortlichen werden informiert und erledigen notwendige Arbeiten an und mit den Dokumenten und reichen diese dann einfach zum nächsten Bearbeiter weiter.
So verlieren Sie nie wieder den Überblick. Sie haben alle Dokumente direkt im Blick, können den Dokumenten unterschiedliche Stati geben, kommentieren, ergänzen und direkt bearbeiten.
Erstellen Sie eine auf Ihr Unternehmen bezogene Struktur in Ihrem DMS. Definieren Sie beliebige Objekte, wie zum Beispiel Bauprojekte, Kundenprojekte, Lieferanten oder Maschinen. Objekte stellen dabei die oberste Ebene Ihrer Dokumente dar und werden vom Administrator angelegt.
Die Benutzer können unterhalb der Objekte dann eigenständig Datensätze anlegen. Das könnten bei den Kundenprojekten dann zum Beispiel die Kunden, oder Namen der Projekte sein.
Jedem Dokument kann ein Objekt und ein Datensatz zugewiesen werden. So tauchen dann die Dokumente klar strukturiert im Datensatz des Objektes auf.
Da jedes Dokument zusätzlich einem Dokumententyp zugeordnet ist, ergibt sich so eine sehr übersichtliche Struktur.
Selbstverständlich stehen intelligente Suchen bereit, um die Dokumente weiter zu filtern oder in tausenden von Projekten, genau das eine relevante Projekt zu finden.
Ähnlich der DMS-Objektansicht kann mit der Aktenansicht eine Struktur im DMS aufgebaut werden. Im Unterschied zur DMS-Objektansicht können Benutzer Akten auf oberster Ebene und auf Unterebenen selbstständig angelegt werden.
Akten diesen der temporären Bearbeitung zusammengehöriger Dokumente. Akten sollten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, aufgelöst werden.
Bei der Erstellung einer Akte kann der Ersteller die Zugriffsrechte anderer Benutzer selbst definieren.
Die IPA-Suite verfügt über eine sehr leistungsstarke künstliche Intelligenz (KI). Es ist möglich Dokumente automatisiert zu erkennen, zuzuordnen und relevante Metadaten auszulesen.
Sie müssen keine Werte mehr manuell aus dem Dokument herausschreiben. Das erledigt die KI für Sie.
Das trainieren von sogenannten Templates ist ganz einfach und erfolgt ständig durch den Benutzer wenn er unbekannte Dokumente bearbeitet.
Video KI-Templates und Metadata
Video KI-KVP
Dieses fortschrittliche Modul der künstlichen Intelligenz der IPA-Suite analysiert Dokumente selbstständig und automatisch, sobald Sie ein Dokument im IPA-DesktopClient öffnen. Die Technologie hinter diesem Modul nennt sich Key-Value-Pair Extraktion.
In wenigen Sekunden erkennt die Technologie relevante Werte aus dem Dokument und schlägt Ihnen diese während Ihrer Verarbeitung automatisch vor.
Mit der Taste F11 können Sie sich die Werte auch anzeigen lassen und per Mausklick einfach in die Zwischenablage kopieren. Sie füllen Sie Masken in Programmen in Windeseile aus, ohne jemals einen Wert abtippen oder manuell kopieren zu müssen.
Im Leistungsumfang des IPA-DesktopClient ist, außer den folgenden Funktionsmodulen, alles im Standard enthalten.