In Deutschland ist die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (B2G) bereits seit 2020 Pflicht. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen ausstellen, wenn sie Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen. Diese Verpflichtung wird nun auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) erweitert.

Unter einer E-Rechnung versteht man eine digitale Rechnung, die auf einem strukturierten Datenformat basiert, wie beispielsweise XML bei der XRechnung. Diese digitale Rechnungsform ist maschinenlesbar und bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen Papierrechnung.

Für E-Rechnungen gelten dieselben rechtlichen Bestimmungen hinsichtlich Rechnungsinhalten und Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Der Unterschied liegt darin, dass Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden. Dadurch erfolgt der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung vollständig digital.

Zukünftig werden elektronische Rechnungen in der EU und weltweit verstärkt eingesetzt, um die Abläufe im Rechnungswesen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Unternehmen profitieren von schnelleren, automatisierten Prozessen und geringeren Kosten durch den Wegfall des Papierverbrauchs und manueller Eingaben. Informieren Sie sich jetzt über die Implementierung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen, um von den Vorteilen der Digitalisierung im Rechnungswesen zu profitieren.

Die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der Europäischen Kommission, die im Dezember 2022 veröffentlicht wurde, treibt diese Entwicklung voran. Ziel dieser Initiative ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Wichtige Punkte des Richtlinienentwurfs sind:

• Verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen für innergemeinschaftliche Umsätze im B2B-Verkehr.
• Elektronische Rechnungen müssen innerhalb von zwei Tagen nach Leistungserbringung erstellt und übermittelt werden.
• Sammelrechnungen sind unzulässig; zusätzliche Pflichtangaben für E-Rechnungen werden eingeführt.
• Einführung eines elektronischen, transaktionsbasierten Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze, das die zusammenfassende Meldung ersetzt.
• Meldung elektronischer Rechnungen innerhalb von zwei Tagen nach Rechnungsstellung oder vier Tagen nach Leistungserbringung.

Das Wachstumschancengesetz umfasst Maßnahmen zur Verbesserung der Liquiditätssituation von Unternehmen, zur Förderung von Investitionen und Wachstum sowie zur Vereinfachung und Fairness im Steuerrecht. Eine der zentralen Maßnahmen ist die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen.

Der Bundesrat hat dem Wachstumschancengesetz am 22. März 2024 nach einem Vermittlungsverfahren zugestimmt. Das Gesetz sieht vor, dass alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und rechtssicher zu archivieren.

Deutschland hat die schrittweise Einführung eines verpflichtenden E-Rechnungssystems ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Im weiteren Verlauf des Artikels werden die genaue Timeline sowie Übergangsregelungen detailliert betrachtet.

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Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Steuerfreie Umsätze fallen nicht unter die Pflicht. In einer Infografik wird zusammengefasst, wann eine elektronische Rechnung ausgestellt werden muss und wann weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung verwendet werden kann.

Die Übergangsregelungen geben Unternehmen Zeit zur Anpassung. Es ist jedoch ratsam, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen, um die Liquidität zu sichern und die Umsätze zeitnah zu realisieren. Die Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

ERP-Anbieter betonen zunehmend die Notwendigkeit, ERP-Systeme zu aktualisieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Das ist korrekt. Für die meisten kleinen Unternehmen ist jedoch die sichere Verarbeitung und Speicherung von E-Rechnungen von größerer Bedeutung.

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen, zu verarbeiten und zu speichern. Die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen tritt für viele Unternehmen erst nach dem 31.12.2027 in Kraft.