Die IPA-Suite Hardwarebox: Ihr schlüsselfertiges Dokumenten-Management-System (DMS) ‚Out of the Box‘
Die Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen kann schnell zu einer Herausforderung werden – insbesondere für kleine und mittelständische Betriebe (KMUs). Häufig scheitert die Implementierung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) an den hohen Kosten, dem komplexen Aufbau und der fehlenden IT-Kompetenz vor Ort. Mit der IPA-Suite Hardwarebox bieten wir Ihnen jedoch eine Lösung, die diese Probleme beseitigt und Ihnen ein schlüsselfertiges Komplettsystem für Ihre Dokumentenverwaltung zur Verfügung stellt.
Inhalt
Was ist die IPA-Suite Hardwarebox?
Die IPA-Suite Hardwarebox ist ein sofort einsatzbereites Dokumenten-Management-System ‚Out of the Box‘. Sie verbindet leistungsstarke Serverhardware mit vorinstallierter IPA-Suite Software und bietet Ihnen so eine Komplettlösung, die ohne großen Installationsaufwand direkt in Betrieb genommen werden kann. Die Box wird von IT-SCom, dem Anbieter der IPA-Suite, individuell auf Ihre Bedürfnisse vorkonfiguriert und versendet.
Vorteile der IPA-Suite Hardwarebox
Mit der IPA-Suite Hardwarebox erhalten Sie:
Ein schlüsselfertiges Komplettsystem
Die Hardwarebox enthält alles, was Sie für die Verwaltung Ihrer Dokumente benötigen, inklusive Software, Installation und fortlaufender Wartung.
Kostengünstiges Dokumenten-Management-System
Durch das All-Inclusive-Modell der Hardwarebox profitieren Sie von einer preiswerten und zugleich leistungsfähigen Lösung, die sich auch für kleine Unternehmen rechnet.
Keine IT-Kenntnisse erforderlich
Schließen Sie die Box einfach an das Stromnetz und Ihr Firmennetzwerk an – den Rest erledigen wir. Alle weiteren Schritte, wie die Endinstallation und Konfiguration, werden von unseren Experten per Remote durchgeführt.
Schlüsselfertiges IPA-Suite Komplettsystem: Sofort einsatzbereit für Ihr Unternehmen
Die IPA-Suite Hardwarebox ist eine umfassende Lösung, die speziell für KMUs entwickelt wurde. Viele Unternehmen zögern bei der Implementierung eines DMS, da sie befürchten, dass die Software zu komplex und die Einführung zu aufwendig sei. Genau hier setzen wir mit unserer Hardwarebox an.
Die IPA-Suite bietet alle Funktionen, die ein modernes Dokumenten-Management-System benötigt:
- Revisionssichere Archivierung: Archivieren Sie Ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen (GoBD-konform).
- Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Nutzen Sie KI-gestützte Funktionen zur Verarbeitung von gescannten Dokumenten, Rechnungen und vielem mehr.
- Digitale Workflows: Verwalten Sie Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse effizient mit benutzerdefinierten Workflows und Freigabeprozessen.
Einfache Inbetriebnahme in fünf Schritten
Diese schlüsselfertige Lösung sorgt dafür, dass Sie schnell und ohne großen Aufwand von den Vorteilen eines professionellen Dokumenten-Management-Systems (DMS) ‚Out of the Box‘ profitieren können.
1. Planung und Angebot
Gemeinsam mit Ihnen planen wir den Einsatz der Hardwarebox und erstellen ein individuelles Angebot.
2. Auftragserteilung
Sobald Sie sich für die IPA-Suite Hardwarebox entschieden haben, starten wir mit der Konfiguration.
3. Vorkonfiguration und Versand
Wir richten die Hardwarebox nach Ihren spezifischen Anforderungen ein und versenden sie inklusive einer einfachen Anleitung.
4. Anschluss durch den Kunden
Sie schließen die Hardwarebox an Strom und Netzwerk an – das war’s.
5. Remote-Einrichtung und Schulung
Unsere Techniker verbinden sich über Remote mit Ihrem System, richten alles ein und schulen Ihre Mitarbeiter.
Funktionen und Mehrwert
Dokumenten-Management-System ‚Out of the Box‘: Funktionen und Mehrwert
Mit der IPA-Suite Hardwarebox erhalten Sie ein leistungsfähiges und kostengünstiges Dokumenten-Management-System, das sofort betriebsbereit ist und keine aufwendigen IT-Ressourcen erfordert.
Revisionssichere Archivierung
Die GoBD-konforme Archivierung ist eine Grundanforderung für Unternehmen in Deutschland. Mit der IPA-Suite sind Sie in der Lage, alle Dokumente revisionssicher zu archivieren, sodass sie den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Dies umfasst sowohl buchhalterische Dokumente als auch E-Mails und Rechnungen.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung
Die IPA-Suite setzt auf eine leistungsstarke KI-Engine, die Dokumente automatisch erkennt, klassifiziert und relevante Daten extrahiert. Dies reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse. Dank der Integration moderner OCR-Technologie können auch Papierdokumente schnell digitalisiert und durchsuchbar gemacht werden.
Integration und Schnittstellen
Die IPA-Suite Hardwarebox bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten. Sie lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und kann mit den meisten Scannern und Multifunktionsgeräten am Markt arbeiten. Über definierbare Schnittstellen lassen sich auch Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten.
Digitale Workflows und Automatisierung
Die Stärke der IPA-Suite liegt in ihrer Flexibilität: Sie können benutzerdefinierte Workflows für die Bearbeitung von Dokumenten einrichten und so Ihre Geschäftsprozesse vollständig digitalisieren. Egal, ob es um den Posteingang, die Rechnungsfreigabe oder die Vertragsverwaltung geht – mit der IPA-Suite können Sie alle Prozesse optimieren und automatisieren.
Warum die IPA-Suite Hardwarebox? Kosten und Nutzen im Vergleich
Unternehmen, die bisher auf ein Dokumenten-Management-System verzichtet haben, nennen oft zwei Hauptgründe: hohe Kosten und zu komplexe Implementierung. Mit der IPA-Suite Hardwarebox bieten wir Ihnen eine Lösung, die kostengünstig, einfach zu installieren und wartungsarm ist.
Kostengünstiges Dokumenten-Management-System
Die IPA-Suite Hardwarebox vereint modernste Technologie mit einem attraktiven Preismodell. Sie bezahlen einen festen Preis für die gesamte Lösung, ohne versteckte Kosten. Dazu gehören die Hardware, die Softwarelizenzen, die Einrichtung und der fortlaufende Support.
- Keine hohen Anschaffungskosten: Durch das All-Inclusive-Modell wird die Lösung für KMUs erschwinglich.
- Wartung und Support inklusive: Updates, Upgrades und die Systemüberwachung sind im Preis enthalten – Sie müssen sich um nichts kümmern.
Vergleich mit traditionellen DMS-Lösungen
Im Vergleich zu traditionellen DMS-Lösungen ist die IPA-Suite Hardwarebox eine unschlagbare Wahl für kleine und mittelständische Unternehmen. Während viele DMS-Lösungen hohe Lizenz- und Wartungskosten haben, ist die IPA-Suite Hardwarebox eine All-in-One-Lösung, die sich schnell amortisiert und Ihre Prozesskosten erheblich senkt.
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Technologievorsprung durch Software ‚Made in Germany‘
Die IPA-Suite wird vollständig in Deutschland entwickelt und entspricht den höchsten Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz (DSGVO-konform). Der Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi) bestätigt seit vielen Jahren wiederholt die Qualität und Innovation unserer IPA-Suite, die speziell auf die Bedürfnisse deutscher KMUs abgestimmt sind.
Unterstützung für ZUGFeRD- und XRechnungen
Die IPA-Suite ist auch bestens gerüstet, um die ab dem 01.01.2025 verpflichtende Verarbeitung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen. Moderne Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung kann die IPA-Suite verarbeiten. Diese Formate, die speziell für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang entwickelt wurden, ermöglichen eine standardisierte und strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten. Die IPA-Suite kann diese Formate nicht nur anzeigen, sondern auch vollständig verarbeiten, was eine nahtlose Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse gewährleistet.
Die Zukunft des Dokumentenmanagements: Mit der IPA-Suite Hardwarebox einen Schritt voraus
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird immer wichtiger, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die IPA-Suite Hardwarebox bietet Ihnen alle Werkzeuge, um Ihr Unternehmen effizienter zu machen, Papier zu reduzieren und Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie ermöglicht es Ihnen, die digitale Transformation voranzutreiben, ohne Ihre IT-Infrastruktur stark zu belasten.
Durch die einfache Integration, die geringen Kosten und den minimalen Aufwand ist die IPA-Suite Hardwarebox die ideale Lösung für KMUs, die ein modernes Dokumenten-Management-System ‚Out of the Box‘ benötigen.
Fazit: Die IPA-Suite Hardwarebox als Ihr Schlüssel zur digitalen Transformation
Mit der IPA-Suite Hardwarebox erhalten Sie ein schlüsselfertiges Komplettsystem, das Ihnen alle Vorteile eines professionellen Dokumenten-Management-Systems bietet – und das ganz ohne aufwendige Implementierung oder hohe Investitionskosten. Starten Sie noch heute und revolutionieren Sie die Art und Weise, wie Sie Dokumente verwalten!
Jetzt einen kostenlosen Demotermin vereinbaren
Erleben Sie die IPA-Suite am besten in einem Live-Termin. Nutzen Sie die Gelegenheit, alle Fragen zu Ihren Anforderungen zu stellen und herauszufinden, ob die IPA-Suite das passende Dokumentenmanagement-System für Ihr Unternehmen ist.
Häufig gestellte Fragen
Weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie uns
Telefon: +49 (0) 2303 936 1030
Ja. In der IPA-Suite können Sie sogar Filter definieren, um die E-Mails und ihre Anhänge gezielt zu verarbeiten. Dadurch sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass nur Rechnungen in den gewünschten Formaten eingehen, während andere Nachrichten automatisch, mit Hinweisen für den Absender, abgelehnt werden.
Ja. Dabei werden XRechnung auch entsprechend bildlich dargestellt. Sie benötigen also für XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen keine zusätzliche Software zur Anzeige oder Archivierung. Die E-Rechnungen werden in der IPA-Suite lesbar angezeigt und können in gewohnter Weise geprüft werden. Der einzige Unterschied liegt im Import. Hier ist bei E-Rechnungen ein noch höherer Automatisierungsgrad möglich. Eingabe- und OCR-Fehler lassen sich durch die direkte Nutzung der XML-Metadaten vollständig vermeiden.
Völlig gleichgültig, ob Sie Rechnungen im XML-Format, als PDF oder in Papierform verarbeiten müssen, und ohne Rücksicht auf den verwendeten E-Rechnungsstandard: Mit der IPA-Suite wird dieser Vorgang nicht nur sicher, sondern auch konsistent durchgeführt. Sie profitieren von hochmoderner OCR-Technologie, ergänzt durch KI-Funktionen, die Daten aus den unterschiedlichsten Rechnungsformaten wie PDF, TIFF, JPEG und vielen anderen mühelos extrahieren können.
Ja. Mit der IPA-Suite übertragen Sie Dokumente direkt an Ihren Steuerberater. Die IPA-Suite hat Schnittstellen zu diversen Programmen, darunter auch zum Beispiel Datev oder Agenda.
Die Installation und Einführung der IPA-Suite dauern in der Regel nur wenige Stunden, da die Systemvoraussetzungen sehr übersichtlich sind. Dank der speziellen KI-Technologien lernt die IPA-Suite automatisch, Rechnungen zu analysieren. Bei anderen Softwarelösungen ist der Prozess des KI-Trainings wesentlich zeitaufwändiger und daher teurer. Bei der IPA-Suite entfällt dieser administrative Prozess.