Fast tag täglich arbeiten wir im Büro mit Dokumenten. Dabei durchläuft ein Geschäftsdokument oft mehrere Stationen oder Abteilungen in einem Unternehmen. Nachdem man einen ersten Entwurf fertig gestellt hat, folgen Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentierungen durch mehrere Personen, Fachabteilungen und Prüfinstanzen. Die angepasste Version speichern die Mitarbeiter oft lokal auf dem eigenen Rechner und leiten Sie unter angepassten Namen an den nächsten Bearbeiter weiter – wahlweise digital oder sogar als Ausdruck.

Nicht selten gibt es für ein Dokument am Ende des Tages verschiedene Bezeichnungen: doc-01, doc-final, doc-neu, doc-final-bearb.: Aber welches ist denn jetzt die aktuellste Version?

Hinzu kommt, dass verschiedene Versionen an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt werden, so dass nur noch schwer nachvollziehbar ist, wann welche Änderung von welcher Person vorgenommen wurde. 

So entstehen unzählige Dateien mit den unterschiedlichsten Namen an den unterschiedlichsten Speicherorten. Der Aufwand, aus diesem Datei-Chaos eine finale Version zu erstellen, ist immens hoch. Ohne ausreichend Systematik und Disziplin nehmen die Dokumente mit Ihren Ordnerstrukturen schnell komplexe und/oder chaotische Strukturen an.

Speziell bei Verträgen kann dies zu großen Problemen und folgenschweren Irritationen führen.  

Welche Passagen wurden neu erstellt? Welche wurden nur erweitert? Wurden nach der Finalisierung durch alle Beteiligten möglicherweise noch Änderungen vorgenommen?

Hierbei spielen zudem die Regeln der GoBD eine große Rolle: Diese schreibt vor, dass alle Geschäftsdokumente, ob digital oder auf Papier, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht aufbewahrt und abgebildet werden können.

Die Unveränderbarkeit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen der GoBD. Diese besagt, dass Änderungen an Belegen oder Dokumenten lückenlos protokolliert werden müssen.