Die Versionierung von Dokumenten
Unter dem Begriff Versionierung oder auch Versionsverwaltung versteht man ein System, dass zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine neue Version dieses Dokuments (mit Zeitstempel und Benutzerkennung) abgelegt. Die Versionierung von Dokumenten gehört zu den Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Warum ist die Versionierung von Dokumenten wichtig?
Fast tag täglich arbeiten wir im Büro mit Dokumenten. Dabei durchläuft ein Geschäftsdokument oft mehrere Stationen oder Abteilungen in einem Unternehmen. Nachdem man einen ersten Entwurf fertig gestellt hat, folgen Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentierungen durch mehrere Personen, Fachabteilungen und Prüfinstanzen. Die angepasste Version speichern die Mitarbeiter oft lokal auf dem eigenen Rechner und leiten Sie unter angepassten Namen an den nächsten Bearbeiter weiter – wahlweise digital oder sogar als Ausdruck.
Nicht selten gibt es für ein Dokument am Ende des Tages verschiedene Bezeichnungen: doc-01, doc-final, doc-neu, doc-final-bearb.: Aber welches ist denn jetzt die aktuellste Version?
Hinzu kommt, dass verschiedene Versionen an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt werden, so dass nur noch schwer nachvollziehbar ist, wann welche Änderung von welcher Person vorgenommen wurde.
So entstehen unzählige Dateien mit den unterschiedlichsten Namen an den unterschiedlichsten Speicherorten. Der Aufwand, aus diesem Datei-Chaos eine finale Version zu erstellen, ist immens hoch. Ohne ausreichend Systematik und Disziplin nehmen die Dokumente mit Ihren Ordnerstrukturen schnell komplexe und/oder chaotische Strukturen an.
Speziell bei Verträgen kann dies zu großen Problemen und folgenschweren Irritationen führen.
Welche Passagen wurden neu erstellt? Welche wurden nur erweitert? Wurden nach der Finalisierung durch alle Beteiligten möglicherweise noch Änderungen vorgenommen?
Hierbei spielen zudem die Regeln der GoBD eine große Rolle: Diese schreibt vor, dass alle Geschäftsdokumente, ob digital oder auf Papier, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht aufbewahrt und abgebildet werden können.
Die Unveränderbarkeit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen der GoBD. Diese besagt, dass Änderungen an Belegen oder Dokumenten lückenlos protokolliert werden müssen.
Wie funktioniert die Versionierung von Dokumenten?
Aus den vorher genannten Gründen, ist die Versionierung von Dokumenten eine Kernfunktion von einem Dokumentenmanagement-System.
Über diese Versionierung können Anwender auf die vollständige Historie eines Dokuments zugreifen und auch auf frühere Versionen verweisen. Sie sorgt dafür, dass jedes Dokument zu einem transparenten Baustein wird.
Arbeitet ein Mitarbeiter nun an einem Dokument, so wird automatisch eine neue Version des Dokuments erstellt. Es lassen sich nun Passagen ergänzen, Unterschriften oder Kommentare einbinden oder Notizen aufbringen. Sobald der Mitarbeiter mit der Bearbeitung fertig ist, wird das Dokument gespeichert und mit einer Versionsnummer versehen.
In der Dokumentenhistorie sind dann jegliche Bearbeitungsschritte erfasst. So lässt sich eindeutig ermitteln, welche Person zu welchem Zeitpunkt das Dokument geöffnet, editiert oder als neue Version abgespeichert hat.
Zudem muss natürlich vermieden werden, dass parallel zwei Personen an dem gleichen Dokument arbeiten. Dies wird ebenfalls über das DMS geregelt. Sobald ein aktuelles Dokument geöffnet wird, ist es für weitere Mitarbeiter nicht mehr möglich daran zu arbeiten. Ein entsprechendes Symbol gibt Auskunft über den aktuellen Zustand.
Nachdem der Mitarbeiter fertig ist mit der Bearbeitung erhält der nächste Mitarbeiter wieder uneingeschränkten Zugriff auf die aktuellste Version und kann mit der Weiterbearbeitung loslegen.
Alle bearbeiteten Versionen stehen in einer vollständigen Historie und sind jederzeit einsehbar.
Über diese Versionierung können Anwender auf die vollständige Historie eines Dokuments zugreifen und auch auf frühere Versionen verweisen.
Vorteile der automatischen Versionierung
1. Speicherung und Dokumentierung aller Änderungen an den Dokumenten in Echtzeit
2. Aktueller Dokumentenstatus egal wer, von wo darauf zugreift
3. Es ist ein gemeinsamer Zugriff ortsunabhängig und rund um die Uhr garantiert
4. Bearbeiterinnen und Bearbeiter des Dokumentes und Zeitpunkt werden mit Zeitstempel und Benutzerkennung automatisch erfasst
5. Unterschiedliche Versionen können einfach kreiert und schnell verglichen werden
6. Jederzeit zu einer älteren Version und alten Ständen zurückkehren
7. Nie mehr unübersichtliches Dokumentenmanagement per E-Mail!
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