Die optimale Einführung der digitalen Akte
- 5 erfolgreiche Tipps
Ob beruflich oder privat: der Schritt Richtung Digitalisierung begleitet uns nahezu täglich.
Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie wurde der Trend Richtung HomeOffice und mobiles Arbeiten noch verstärkt. Der Schritt Richtung papierloses Büro schreitet voran: Hierzu ist es wichtig, dass nahezu alle Kollegen von verschiedenen Standorten auf relevante Geschäftsunterlagen zugreifen können. Der verstaubte Aktenschrank sowie das Hin und Her fahren von Aktenordnern sollte der Vergangenheit angehören. Ebenso wichtig ist, dass alle Kollegen gemeinsam und parallel im Team an Dokumenten arbeiten können.
Die IPA-Suite, ein Dokumenten-Management-System für kleine und mittelständische Unternehmen beinhaltet alle Funktionen, die Sie für den Schritt Richtung papierloses Büro benötigen. Ein Teil der IPA-Suite ist eben auch die Funktion der digitalen Akte.
Lesen sie nachfolgend 5 wertvolle Tipps für die optimale Einführung der digitalen Akte.
5 Tipps für die optimale Einführung der digitalen Akte
Experten hinzuziehen
Die Einführung der digitalen Akte setzt eine umfassende Planung voraus. Neben den technischen Fragen (Server, Sicherheit, geeignete Softwarelösung) sind auch die rechtlichen Aspekte zu betrachten. Suchen Sie sich einen Berater und eine Softwarelösung, die zu ihnen und ihrem Unternehmen passt: Im Besten Fall die IPA-Suite der IT-SCom GmbH.
Gute Vorbereitung
Haben Sie sich für die Einführung der digitalen Akte entschieden, so ist es wichtig, optimale Strategien und Prozesse für Ihr Unternehmern zu entwickeln. Für ein optimales Ergebnis sollten Mitarbeiter aus verschieden Abteilungen hinzugezogen werden. Die Frage bzgl. der Sortierung ist hier sehr wichtig. Wird nach Dokumententypen ( Lieferscheine, Angebote, Rechnungen,…) oder doch nach Kunden oder Jahreszahlen sortiert?
Interesse der Mitarbeiter Stärken und Akzeptanz schaffen
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile der digitalen Akte. Dadurch steigt die Bereitschaft der optimalen Nutzung und die Einführung wird erleichtert. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern gerade zu Beginn ein Training für die optimale Nutzung der Lösung an.
Ganzheitliche Pflege
Wichtig ist natürlich die sorgfältige Pflege der digitalen Akte. Für ein einheitliches Arbeiten müssen auch alte bzw. vergangene Dokumenten in Papierform gescannt und digitalisiert werden. Weisen Sie zudem verschiedenen Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen Zugriffsrechte der einzelnen Akten zu. Deklarieren Sie, welcher Mitarbeiter etwas ändern bzw. löschen darf und sorgen Sie für klare Zuständigkeiten
Gute Suchfunktion
Natürlich sollte die Struktur der digitalen Akte selbsterklärend sein. Nichts desto Trotz ist das wichtigste natürlich, dass jeder Mitarbeiter auch das gewünschte Dokument wiederfindet. Die Herangehensweise für das Suchen von Dokumenten ist dabei unterschiedlich. Optimalerweise besitzt die Softwarelösungen eine Applikation, mit der Sie in allen Dokumenten suchen können (ähnlich der Google-Suche). Andernfalls sollten Sie neben einer logischen Struktur der digitalen Akte auch alle Dokumente indizieren und verschlagworten.
Fazit: Die digitale Akte bringt uns ein Stück weiter Richtung papierloses Büro
Aus diesem Grund ist es wichtig eine frühzeitige und sorgfältige Planung im Vorfeld durchzuführen um am Ende die Zusammenarbeit im Team bestmöglich zu gestalten.
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