Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

GoBD-konforme Archivierung: Sicherstellung der Ordnungsvorschriften für steuerrelevante Dokumente

Die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ist für Unternehmer von großer Bedeutung. Eine GoBD-konforme Archivierung gewährleistet die Einhaltung der Ordnungsvorschriften während des gesamten Aufbewahrungszeitraums.

Die GoBD umfasst nicht nur die eigenen ausgehenden Buchungsbelege, sondern auch eingehende Dokumente wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen. Auch E-Mails sollten berücksichtigt werden, wenn sie geschäftsrelevante Informationen enthalten.

Eine GoBD-konforme Archivierung betrifft somit die gesamte Buchhaltung mit allen relevanten Dokumenten und ist insbesondere für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt von hoher Bedeutung. Sorgen Sie für die sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer steuerrelevanten Unterlagen.

Die GOBD schreibt vor, dass alle Geschäftsvorfälle, ob digital oder auf Papier, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht aufbewahrt und abgebildet werden können. Dies gilt für alle Dokumente (auch E-Mails) über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht.

Dafür müssen bei der der Digitalisierung von archivierten Dokumenten also nachfolgende Grundsätze unbedingt beachtet werden:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Keine Buchung ohne Beleg. Das ist ein Grundprinzip der GoBD. Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden können. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation soll außerdem Dritten einen Überblick über die Buchführung und einzelne Geschäftsvorfälle gewährleisten. Daher ist der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vor allem im Falle einer Betriebsprüfung maßgeblich und daher oberstes Gebot.

Vollständigkeit

Vollständig bedeutet im Sinne der GoBD nicht nur, dass Sie ALLE Unterlagen lückenlos aufbewahren müssen, sondern auch, dass Ihre Aufzeichnungen und erfassten Daten zu jedem Beleg vollständig sein müssen. Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Beleg und zu jedem Beleg, wie beispielsweise einer Rechnung sind mindestens folgende Informationen zu erfassen und zu speichern

1. eindeutige Belegnummer
2. Belegdatum
3. Betrag und Mengenangaben
4. Absender und Empfänger (interner Verantwortlicher und Geschäftspartner)

Die GoBD verlangen in puncto Vollständigkeit außerdem, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Demnach dürfen aufbewahrungspflichtige Dokumente nicht vor Ablauf der entsprechenden Frist von 6 oder 10 Jahren entsorgt werden.

Richtigkeit

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) legen großen Wert auf die Richtigkeit der dokumentierten Geschäftsvorfälle. Eine korrekte Kontierung unter Einhaltung der rechtlichen Vorschriften spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden, müssen alle relevanten Angaben zur Kontierung vollständig und korrekt dokumentiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Umsatzsteuer, das Leistungsdatum und das Belegdatum.

Indem Sie die GoBD-Vorgaben zur Richtigkeit und Kontierung Ihrer Geschäftsvorfälle erfüllen, gewährleisten Sie eine ordnungsgemäße Buchführung und minimieren das Risiko von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Buchhaltung den GoBD-Anforderungen entspricht und somit rechtssicher und verlässlich ist.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Die GoBD legen großen Wert auf die zeitnahe Buchung von Geschäftsvorfällen. Gemäß den Vorgaben müssen alle Transaktionen unmittelbar nach ihrem Eintreten erfasst werden.

Bei bargeldlosen Transaktionen gilt eine Frist von maximal 10 Tagen für die Erfassung. Für Bareinnahmen und Barausgaben aus der Kasse besteht sogar die Pflicht zur täglichen Buchung. Durch den Grundsatz der zeitnahen und fortlaufenden Buchung sollen Manipulationen verhindert werden, die entstehen könnten, wenn Geschäftsvorfälle durch zeitliche Verschiebungen anders gebucht werden.

Indem Sie die GoBD-Anforderungen zur zeitnahen Buchung erfüllen, gewährleisten Sie eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Geschäftsvorfälle. Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltung stets zeitnah und fortlaufend aktualisiert wird, um die Integrität Ihrer Finanzdaten sicherzustellen und den GoBD-Richtlinien zu entsprechen.

Ordnung

Die Ordnung innerhalb der Buchführung spielt eine entscheidende Rolle, um Betriebsprüfer und Steuerberater bei der schnellen Orientierung zu unterstützen. Eine klare und nachvollziehbare Sortierung nach Datum, Absender, Empfänger und anderen relevanten Kriterien ist dabei von großer Bedeutung.

Es genügt nicht, Belege einfach auf der Festplatte oder einem USB-Stick zu archivieren, ebenso wenig wie eine Papierausdruck. Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) müssen alle Belege revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden.

Die Einhaltung dieser GoBD-Anforderungen gewährleistet eine geordnete Aufbewahrung Ihrer Dokumente und ermöglicht eine effiziente Prüfung und Auswertung durch autorisierte Stellen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumentenarchivierung den Anforderungen entspricht, um den GoBD-Richtlinien gerecht zu werden und potenzielle Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Unveränderbarkeit

Die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente zählt zu den wesentlichen Voraussetzungen und wird im Kontext der Buchführung und Archivierung als "revisionssicher" bezeichnet. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachweisbar bleibt.

Sollten Änderungen an den Belegen oder Dokumenten vorgenommen werden, müssen diese lückenlos protokolliert werden. Jede einzelne Änderung muss nachvollziehbar gekennzeichnet sein, um Überschreibungen oder Fälschungen zu vermeiden.

Die Gewährleistung der Revisionssicherheit stellt sicher, dass Ihre archivierten Dokumente rechtlich geschützt und vor Manipulationen geschützt sind. Diese Voraussetzung ist für Betriebsprüfungen und andere rechtliche Anforderungen von entscheidender Bedeutung.

Sorgen Sie für eine revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und halten Sie die entsprechenden Protokollierungen vor, um den rechtlichen Bestimmungen zu entsprechen und mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Erstellen einer Verfahrensdokumentation

Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation zu Ihren relevanten Geschäftsprozessen. Was es bei einer Verfahrensdokumentation zu beachten gibt, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sind von großer Bedeutung für die korrekte und rechtssichere Verwaltung steuerrelevanter Daten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO fallen unter diese Vorschriften eine Vielzahl von Dokumenten, wie beispielsweise Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege.

Es ist wichtig zu betonen, dass die GoBD nicht nur die eigenen, ausgehenden Buchungsbelege betrifft, sondern auch eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen. Die GoBD regelt somit die Archivierung und Verwaltung sämtlicher steuerrelevanter Informationen in Unternehmen.

Für eine effiziente Steuerprüfung ist es entscheidend, dass der Steuerprüfer schnell und unkompliziert Zugriff auf alle relevanten Belege hat. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Belegverwaltung und -archivierung den Anforderungen der GoBD entspricht.

Im Einzelnen sind folgende Bereiche steuerrelevant und unterliegen den Bestimmungen der GoBD: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kostenrechnung, Bankkonten, Anlagenbuchhaltung sowie Buchungsbelege und Daten aus Kassensystemen.

Die Beachtung der GoBD gewährleistet eine ordnungsgemäße und transparente Buchführung, die den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht wird. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre internen Prozesse und Systeme den Vorgaben der GoBD entsprechen, um möglichen steuerlichen Konsequenzen vorzubeugen.

Eine professionelle Umsetzung der GoBD schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern erleichtert auch die Arbeit mit steuerrelevanten Daten und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern.

Fazit: Die GoBD ist ein wichtiger Leitfaden für Unternehmen, um die ordnungsgemäße Verwaltung und Archivierung steuerrelevanter Daten sicherzustellen. Die Einhaltung der GoBD gewährleistet Transparenz, Rechtssicherheit und eine effiziente Steuerprüfung. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse und Systeme entsprechend anpassen, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden.

Die GoBD: Eine Pflicht für jeden Unternehmer

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) ist für alle Unternehmer gesetzlich vorgeschrieben. Diese Verpflichtung zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Geschäftsunterlagen gilt nicht nur für bilanzierungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Freiberufler und Kleinunternehmer, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden.

Es ist wichtig zu betonen, dass die GoBD für jeden Unternehmer eine Verpflichtung darstellt, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Art der Buchführung. Die GoBD-Richtlinien sind einheitlich für alle Unternehmen und gelten für die Aufbewahrung und Verwaltung von steuerrelevanten Dokumenten.

Freiberufler und Kleinunternehmer, die die EÜR verwenden, müssen ebenfalls die GoBD-Richtlinien beachten. Die Einhaltung der GoBD gewährleistet eine ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung der Geschäftsunterlagen, was zu einer transparenten und nachvollziehbaren Dokumentation der steuerlichen Vorgänge führt.

Indem jeder Unternehmer die GoBD-Richtlinien befolgt, erfüllt er nicht nur seine gesetzliche Verpflichtung, sondern schafft auch eine solide Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern und eine reibungslose Steuerprüfung.

Fazit: Die Einhaltung der GoBD ist für jeden Unternehmer zwingend erforderlich. Egal ob bilanzierungspflichtiges Unternehmen oder Freiberufler mit EÜR, die GoBD-Richtlinien gelten für alle. Die Beachtung der GoBD gewährleistet eine ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung der Geschäftsunterlagen, was zu einer transparenten Dokumentation der steuerlichen Vorgänge führt. Unternehmen sollten die GoBD-Richtlinien ernst nehmen, um möglichen rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen und eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern zu gewährleisten.