Elektronisches Urkundenarchiv:
IPA-Suite löst alle Scan-Anforderungen
Nach den Rechtsanwälten gehen auch die Notare ein Stück weit Richtung Digitalisierung.
Elektronisches Urkundenarchiv: Notarielle Urkunden zukünftig auch elektronisch.
Dazu hat die Bundesnotarkammer das elektronische Urkundenarchiv für Notare eingerichtet.
Seit dem 01.Januar 2022 muss jede Notarin und jeder Notar ein Urkundenverzeichnis sowie ein Verwahrungsverzeichnis darin führen.
Ab dem 01.07.2022 müssen alle Urkunden elektronisch übermittelt werden: Dafür gibt es gewisse Anforderungen an den gelieferten Scan.
Alle Notarinnen und Notare müssen die Urkunden selber digitalisieren und in das Urkundenarchiv ablegen. Aus diesem Grund machen sich aktuell viele Notare Gedanken über die Umsetzung sowie die Anschaffung eines neuen Scan-Gerätes oder einer dazugehörigen Softwarelösung.
Doch zum Einscannen der Urkunden kann man im Regelfall auf den bestehenden Scanner zurückgreifen. Dabei muss das Scan-System lediglich in der Lage sein, eine unkomprimierte Bilddatei in einer Mindestauflösung von 300dpi, in Farbe, sowie bis zum Format DIN A3, zu erzeugen und zu speichern.
Alle weiteren Schritte sind schnell und unkompliziert und bereits mit der kleinsten Version der IPA-Suite lösbar: Nach dem Scan wandelt die Software das Dokument in das geforderte ISO konforme PDF/A um und legt es an gewünschter Stelle ab. Dies geschieht alles im Hintergrund. Die Urkunde muss im Anschluss nur noch an das Urkundenarchiv übertragen werden.
Die Installation und Einrichtung der Softwarelösung für diese Anforderung dauert dabei weniger als eine Stunde. Entscheidet sich die Notarin oder der Notar für die IPA-Suite, so stehen noch viele weitere Funktionsmöglichkeiten, wie die PDF-Bearbeitung oder das Suchen&Finden durch die Texterkennung, zur Verfügung.
Alle Notare mit einer aktiven IPA-Suite Lizenz inkl. der IPA-Server-Option ab Version 8.x sind bereits perfekt ausgestattet.
Eine Herstellerbescheinigung zum Einsatz der IPA-Suite als Softwarelösung zur Erfüllung aller Anforderungen ist vorhanden und kann jederzeit zugestellt werden.
Weitere Informationen zum elektronischen Urkundearchiv
Notare müssen gewährleisten, dass alle Urkunden dauerhaft rechtsicher verfügbar sind. Die bisher erstellten Urkunden müssen für 100 Jahre in den dafür vorgesehen Stellen verwahrt werden.
Das elektronische Urkundenarchiv bringt die elektronische Verwahrung von Notarurkunden mit sich. Dafür werden die Urkunden gescannt und in das elektronische Urkundearchiv eingestellt. (§53 III BeurkG)
Wichtig: Die elektronische Urkunde ist der in Papierform gleichgestellt.
Urkunden in Papierform müssen dagegen nach dem Übertrag in das elektronische Urkundenarchiv nur noch 30 Jahre verwahrt werden. Die elektronische Urkunde dagegen wird 100 Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrung erfolgt unter Berücksichtigung der höchsten Sicherheitsstandards. Nur der jeweilige Notar hat Zugriff auf die eigens gescannten Urkunden. Die Bundesnotarkammer liefert dabei nur die Software zur Speicherung und gewährleistet die Aufbewahrungspflicht – hat aber keinen Zugriff auf die Urkunden.
Elektronisches Urkundenarchiv: Das sind die Vorteile
- Zeiterspanis
Direkter Zugriff auf jede Urkunde: Die Übermittlung der Urkunden erfolgt direkt elektronisch (beispielsweise an das Grundbuchamt oder Handelsregister). Ein direkter Ausdruck zur Beglaubigung ist möglich. Das heißt schnelle Verfügbarkeit von Daten, zügige Bereitstellung der Urkunden und somit höhere Mitarbeitereffizienz
- Platzersparnis
Die Papierurkunden dienen nur noch als „Backup“ für die elektronische Verfassung. Somit können sich viele Verwahrstellen zusammen schließen und freigewordene Büroflächen wieder sinnvoller nutzen.
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