Was bedeutet GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

GoBD-konforme Archivierung: Sicherstellung der Ordnungsvorschriften für steuerrelevante Dokumente

Die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ist für Unternehmer von großer Bedeutung. Eine GoBD-konforme Archivierung gewährleistet die Einhaltung der Ordnungsvorschriften während des gesamten Aufbewahrungszeitraums.

Die GoBD umfasst nicht nur die eigenen ausgehenden Buchungsbelege, sondern auch eingehende Dokumente wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen. Auch E-Mails sollten berücksichtigt werden, wenn sie geschäftsrelevante Informationen enthalten.

Eine GoBD-konforme Archivierung betrifft somit die gesamte Buchhaltung mit allen relevanten Dokumenten und ist insbesondere für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt von hoher Bedeutung. Sorgen Sie für die sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer steuerrelevanten Unterlagen.

Welche Kriterien gibt GoBD vor?

Die GOBD schreibt vor, dass alle Geschäftsvorfälle, ob digital oder auf Papier, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht aufbewahrt und abgebildet werden können. Dies gilt für alle Dokumente (auch E-Mails) über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht.

Dafür müssen bei der der Digitalisierung von archivierten Dokumenten also nachfolgende Grundsätze unbedingt beachtet werden:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Keine Buchung ohne Beleg. Das ist ein Grundprinzip der GoBD. Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden können. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation soll außerdem Dritten einen Überblick über die Buchführung und einzelne Geschäftsvorfälle gewährleisten. Daher ist der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vor allem im Falle einer Betriebsprüfung maßgeblich und daher oberstes Gebot.

Vollständigkeit

Vollständig bedeutet im Sinne der GoBD nicht nur, dass Sie ALLE Unterlagen lückenlos aufbewahren müssen, sondern auch, dass Ihre Aufzeichnungen und erfassten Daten zu jedem Beleg vollständig sein müssen. Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Beleg und zu jedem Beleg, wie beispielsweise einer Rechnung sind mindestens folgende Informationen zu erfassen und zu speichern

  1. eindeutige Belegnummer
  2. Belegdatum
  3. Betrag und Mengenangaben
  4. Absender und Empfänger (interner Verantwortlicher und Geschäftspartner)

Die GoBD verlangen in puncto Vollständigkeit außerdem, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Demnach dürfen aufbewahrungspflichtige Dokumente nicht vor Ablauf der entsprechenden Frist von 6 oder 10 Jahren entsorgt werden.

Richtigkeit

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) legen großen Wert auf die Richtigkeit der dokumentierten Geschäftsvorfälle. Eine korrekte Kontierung unter Einhaltung der rechtlichen Vorschriften spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden, müssen alle relevanten Angaben zur Kontierung vollständig und korrekt dokumentiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Umsatzsteuer, das Leistungsdatum und das Belegdatum.

Indem Sie die GoBD-Vorgaben zur Richtigkeit und Kontierung Ihrer Geschäftsvorfälle erfüllen, gewährleisten Sie eine ordnungsgemäße Buchführung und minimieren das Risiko von Fehlern oder Unstimmigkeiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Buchhaltung den GoBD-Anforderungen entspricht und somit rechtssicher und verlässlich ist.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Die GoBD legen großen Wert auf die zeitnahe Buchung von Geschäftsvorfällen. Gemäß den Vorgaben müssen alle Transaktionen unmittelbar nach ihrem Eintreten erfasst werden.

Bei bargeldlosen Transaktionen gilt eine Frist von maximal 10 Tagen für die Erfassung. Für Bareinnahmen und Barausgaben aus der Kasse besteht sogar die Pflicht zur täglichen Buchung. Durch den Grundsatz der zeitnahen und fortlaufenden Buchung sollen Manipulationen verhindert werden, die entstehen könnten, wenn Geschäftsvorfälle durch zeitliche Verschiebungen anders gebucht werden.

Indem Sie die GoBD-Anforderungen zur zeitnahen Buchung erfüllen, gewährleisten Sie eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Geschäftsvorfälle. Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltung stets zeitnah und fortlaufend aktualisiert wird, um die Integrität Ihrer Finanzdaten sicherzustellen und den GoBD-Richtlinien zu entsprechen.

Ordnung

Die Ordnung innerhalb der Buchführung spielt eine entscheidende Rolle, um Betriebsprüfer und Steuerberater bei der schnellen Orientierung zu unterstützen. Eine klare und nachvollziehbare Sortierung nach Datum, Absender, Empfänger und anderen relevanten Kriterien ist dabei von großer Bedeutung.

Es genügt nicht, Belege einfach auf der Festplatte oder einem USB-Stick zu archivieren, ebenso wenig wie eine Papierausdruck. Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) müssen alle Belege revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden.

Die Einhaltung dieser GoBD-Anforderungen gewährleistet eine geordnete Aufbewahrung Ihrer Dokumente und ermöglicht eine effiziente Prüfung und Auswertung durch autorisierte Stellen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumentenarchivierung den Anforderungen entspricht, um den GoBD-Richtlinien gerecht zu werden und potenzielle Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Unveränderbarkeit

Die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente zählt zu den wesentlichen Voraussetzungen und wird im Kontext der Buchführung und Archivierung als "revisionssicher" bezeichnet. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachweisbar bleibt.

Sollten Änderungen an den Belegen oder Dokumenten vorgenommen werden, müssen diese lückenlos protokolliert werden. Jede einzelne Änderung muss nachvollziehbar gekennzeichnet sein, um Überschreibungen oder Fälschungen zu vermeiden.

Die Gewährleistung der Revisionssicherheit stellt sicher, dass Ihre archivierten Dokumente rechtlich geschützt und vor Manipulationen geschützt sind. Diese Voraussetzung ist für Betriebsprüfungen und andere rechtliche Anforderungen von entscheidender Bedeutung.

Sorgen Sie für eine revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und halten Sie die entsprechenden Protokollierungen vor, um den rechtlichen Bestimmungen zu entsprechen und mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Erstellen einer Verfahrensdokumentation

Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation zu Ihren relevanten Geschäftsprozessen. Was es bei einer Verfahrensdokumentation zu beachten gibt, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

Welche Dokumente sind relevant für die GoBD?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sind von großer Bedeutung für die korrekte und rechtssichere Verwaltung steuerrelevanter Daten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO fallen unter diese Vorschriften eine Vielzahl von Dokumenten, wie beispielsweise Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege.

Es ist wichtig zu betonen, dass die GoBD nicht nur die eigenen, ausgehenden Buchungsbelege betrifft, sondern auch eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen. Die GoBD regelt somit die Archivierung und Verwaltung sämtlicher steuerrelevanter Informationen in Unternehmen.

Für eine effiziente Steuerprüfung ist es entscheidend, dass der Steuerprüfer schnell und unkompliziert Zugriff auf alle relevanten Belege hat. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Belegverwaltung und -archivierung den Anforderungen der GoBD entspricht.

Im Einzelnen sind folgende Bereiche steuerrelevant und unterliegen den Bestimmungen der GoBD: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kostenrechnung, Bankkonten, Anlagenbuchhaltung sowie Buchungsbelege und Daten aus Kassensystemen.

Die Beachtung der GoBD gewährleistet eine ordnungsgemäße und transparente Buchführung, die den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht wird. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre internen Prozesse und Systeme den Vorgaben der GoBD entsprechen, um möglichen steuerlichen Konsequenzen vorzubeugen.

Eine professionelle Umsetzung der GoBD schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern erleichtert auch die Arbeit mit steuerrelevanten Daten und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern.

Fazit: Die GoBD ist ein wichtiger Leitfaden für Unternehmen, um die ordnungsgemäße Verwaltung und Archivierung steuerrelevanter Daten sicherzustellen. Die Einhaltung der GoBD gewährleistet Transparenz, Rechtssicherheit und eine effiziente Steuerprüfung. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse und Systeme entsprechend anpassen, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD: Eine Pflicht für jeden Unternehmer

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) ist für alle Unternehmer gesetzlich vorgeschrieben. Diese Verpflichtung zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Geschäftsunterlagen gilt nicht nur für bilanzierungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Freiberufler und Kleinunternehmer, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden.

Es ist wichtig zu betonen, dass die GoBD für jeden Unternehmer eine Verpflichtung darstellt, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Art der Buchführung. Die GoBD-Richtlinien sind einheitlich für alle Unternehmen und gelten für die Aufbewahrung und Verwaltung von steuerrelevanten Dokumenten.

Freiberufler und Kleinunternehmer, die die EÜR verwenden, müssen ebenfalls die GoBD-Richtlinien beachten. Die Einhaltung der GoBD gewährleistet eine ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung der Geschäftsunterlagen, was zu einer transparenten und nachvollziehbaren Dokumentation der steuerlichen Vorgänge führt.

Indem jeder Unternehmer die GoBD-Richtlinien befolgt, erfüllt er nicht nur seine gesetzliche Verpflichtung, sondern schafft auch eine solide Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern und eine reibungslose Steuerprüfung.

Fazit: Die Einhaltung der GoBD ist für jeden Unternehmer zwingend erforderlich. Egal ob bilanzierungspflichtiges Unternehmen oder Freiberufler mit EÜR, die GoBD-Richtlinien gelten für alle. Die Beachtung der GoBD gewährleistet eine ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung der Geschäftsunterlagen, was zu einer transparenten Dokumentation der steuerlichen Vorgänge führt. Unternehmen sollten die GoBD-Richtlinien ernst nehmen, um möglichen rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen und eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern zu gewährleisten.

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Aus Sicht eines Unternehmens, das sich seit zwei Jahrzehnten mit der Digitalisierung beschäftigt, ist es tragisch zu verfolgen, was im Rechtswesen bei der Digitalisierung passiert.

Seit mehreren Jahren sucht man in der Branche nach einem Weg, Dokumente standardisiert in digitaler Form austauschen zu können. Wie leider allzu oft üblich verzettelt man sich im „klein-klein“. Steht eine Wand im Weg, so sucht man nicht etwa nach der Tür.

Es wurden mehrere Anläufe genommen und es wurde mehrfach, nach mutigen Vorstößen, zurückgerudert. Mit blutiger Nase und wieder keinen Schritt weiter.

Eine unabdingbare Voraussetzung für einen digitalen Informationsaustausch wurde trotz der Einführung in der Vergangenheit, zum Ende letzten Jahres überraschend nicht mehr als Standard gefordert: die Durchsuchbarkeit von digitalen Dokumenten.

Jetzt, drei Monate später, denkt man wieder neu – zum Glück.

Die Durchsuchbarkeit von digitalen Dokumenten ist aber tatsächlich nur eine der Wände, aber eben eine recht dicke. Man wäre gut beraten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und allgemein anerkannte und erprobte Mindestvoraussetzungen verbindlich zu definieren.

Warum die Durchsuchbarkeit von Dokumenten so wichtig ist?

Lassen Sie mich ein Bild zeichnen: Sie kennen das bestimmt noch von früher – als Fotos auf Papierbildern gesammelt wurden. Ich habe viele fotografiert und hatte damit auch viele Papierbilder. Hatte ich die Abzüge dann endlich zu Hause, wurde sofort alles sortiert und in Fotoalben geklebt. Die Alben habe ich beschriftet und chronologisch sortiert. Das war auch ganz wichtig, denn hätte ich das nicht gemacht, dann wäre es schwer ein Bild oder einen Urlaub zu finden. Ich kenne das von Freunden. Die haben die Bilder in Kartons – unmöglich etwas schnell, oder im Zusammenhang zu finden. Man kann eben im Bild nicht nach Inhalt suchen. Das Foto springt auch nicht aus dem Karton.

Fotos macht man heute digital. Aber beim Papierdokument sind wir wieder in der analogen Welt, diesmal ist der Scanner oder das Multifunktionssystem unsere Kamera. Ein Scanner macht prinzipiell erst einmal nur ein Bild von einem Dokument – ein Foto. Der wirkliche Inhalt des Dokumentes, der Text, ist zwar als Bild sichtbar, aber nicht digital nutzbar. Zum Beispiel für eine digitale Suche. Digital nutzbar wird ein Dokument, wenn man auf die Inhalte im Dokument zugreifen kann. Sei es für eine Suche, für die Datenextraktion, die automatisierte Ablage im elektronischen Archiv oder vielleicht auch nur für die Entnahme von Textpassagen, die man nicht erneut abtippen möchte.

Klar, es gibt mittlerweile sogar Scanner die direkt durchsuchbare PDF-Dokumente erzeugen können. Meist ist die Qualität der Texterkennung aber eher schlecht, von der Geschwindigkeit oder dem ausgegebenen Format mal ganz zu schweigen. Was nutzt es Ihnen, wenn der Scanner zwar eine durchsuchbare PDF erzeugt, die Texterkennung aber viele Wörter falsch erkennt? Richtig – nichts.

In der freien Wirtschaft gehört eine qualitativ hochwertige Texterkennung seit vielen Jahren genauso zum Standard, wie auch die Erzeugung der richtigen PDF-Formate. Digitale Belegerfassung, GoBD- und DSGVO-konform, oder die Technische Richtlinie des BSI (BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan)) sind Vorgaben, an die sich Unternehmen und Behörden zu halten haben.

Anders im Rechtswesen! Hier ist es (seit Anfang des Jahres wieder) erlaubt Fotos, ohne Zugriff auf Inhalte, für den Informationsaustausch zu nutzen. Mehr noch: Anbieter empfehlen und Anwälte verwenden Texterkennungssoftware, die vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) verbotene Technologie nutzt.

Welche Beweislast tragen diese so erzeugten Dokumente eigentlich? Ich bin kein Anwalt und kann diese Frage nicht beantworten. Was ich aber weiß: Es ist vollkommen unsinnig von Digitalisierung zu sprechen, wenn man tatsächlich Fotos sammelt und verschickt. Fragwürdig erscheint es mir auch, dass wenn ich als Unternehmer Rechnungen scannen und speichern möchte, ich den gesetzlichen Vorgaben zu folgen habe, Gerichte untereinander, oder im Austausch mit Anwälten und Notaren, nicht rechtskonforme Technologien und Standards nutzen.

Selbstverständlich kostet der Einsatz einer professionellen Lösung etwas mehr als die Einstiegslösung. Der Mehrpreis ist es in diesem Fall aber jeglicher Diskussion nicht wert. Das Lehrgeld, dass viele Unternehmen in der Vergangenheit gezahlt haben, sparen Sie sich damit aber. Man könnte sagen, „in der Zukunft ist man immer schlauer“. Nur das es diesmal mit Ansage ist. Man weiß das es falsch ist, macht es aber trotzdem.

Jedem Anwalt steht mit dem IPA-Server die Technologie zur Verfügung, um durchsuchbare PDFs in bester Qualität und in ISO-konformen PDF-Formatstandards zu erzeugen. Sie können dafür jeden Scanner nutzen, Sie können aus jeder Anwendung am PC ein Dokument damit erzeugen und Sie können E-Mailanhänge verarbeiten. Bei den Scannern und Multifunktionssystemen sparen Sie zudem die kostspieligen OCR-Module oder Softwarelizenzen wie OmniPage oder Abbyy.

RA-MICRO hat die Zusammenarbeit mit dem IPA-Server in die eigene Softwarelösung integriert. Als Anwender müssen Sie sich um nichts kümmern. Jegliche Dokumente werden optimal aufbereitet. So sind Sie ohne Zusatzaufwand rundum gerüstet und Sie stellen Ihre Kanzlei digital gut auf. Auf dieser Webseite finden Sie mehr Informationen zum IPA-Server in Verbindung mit RA-MICRO.

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