Starten sie den IPA-Suite Admin und führen sie die ersten Konfigurationsschritte aus in dem sie den
- Eine oder mehrere Dokumenten Typen einrichten.
- IP der IPA Datenbank einstellen.
- Einen oder mehrere Benutzer einrichten.
- Einen oder mehrere Ablageräume einrichten.
- Eine oder mehrere Verarbeitungsboxen einrichten.
- Doc-Store Bereich auf der Festplatte definieren.
- Die Freigaben im Netzwerk einrichten.
- Benutzer zu den Räumen und Boxen hinzufügen.
Beim ersten Start werden sie aufgefordert das Admin Passwort zu setzten.
Bitte notieren sie sich das Passwort, dies kann nicht zurückgesetzt werden!
Dann startet der Wizard für die Dokumententypen, sie müssen mindestens ein Dokumententyp anlegen.
Wir legen hier im Schnellstart 4 Typen an.
- Brief (Letter)
- Rechnung (Invoice)
- Vertrag (Contract)
- Alte-Dokumente (Old-document)
Sie sollten auch sofort die Meta Felder für die vier Dokumenten Typen anlegen. Dazu klicken sie auf das 2.te Icon von links siehe unten. Hier zuerst die Beschreibung welche Meta Felder für den Schnellstart angelegt werden sollen. Scrennshots weiter unten exemplarisch für Typ Rechnung (invoice).
Grundsätzlich werden die Meta Felder wie folgt definiert:
- Name – Beschreibung der Variable.
- Feld Typ – String, Nummer, Datum etc.
- Spezial – Normal, Liste, Query etc.
- Notwendig – Muss oder kann Feld.
Brief (Letter)
– Meta 1 – 1. Grund 2. String 3. leer 4. leer
– Meta 2 – 1. Datum 2. Date 3. leer 4. leer
Rechnung (Invoice)
– Meta 1 – 1. Nummer 2. String 3. leer 4. ja
– Meta 2 – 1. Datum 2. Date 3. leer 4. ja
– Meta 3 – 1. Total 2. Nummer (Digits:2) 3. leer 4. ja
– Meta 4 – 1. Bemerkung 2. String 3. leer 4. leer
Vertrag (Contract)
– Meta 1 – 1. Grund 2. String 3. leer 4. ja
– Meta 2 – 1. Datum 2. Date 3. leer 4. ja
– Meta 3 – 1. Bemrekung 2. String 3. leer 4. leer
Alte-Dokumente (Old-document)
– keine Metafelder
Auf der rechten Seite befindet sich ein Hilfetext, dort sehen sie in rot markiert die Punkte die noch offenen sind.
Passen sie zuerst die IP-Adresse ihres Servers an (damit dann alle neu angelegten Benutzer die korrekten Daten erhalten) .
Jetzt legen sie einen oder sofort mehrere Benutzer an.
Sie benötigen:
- Anmeldenamen
- E-Mail Adresse
- Anrede Namen
- Seriennummer /Lizenz
Der Benutzer bekommt dann automatisch eine Email zugesendet.
Achtung im IPA-Server Admin muss dafür der Email-Server für SMTP zuerst konfiguriert werden! Siehe Punkt IPA-Server Handbuch: 8.4 SMTP Server
Die Email die der Benutzer bekommt sieht wie folgt aus:
Erstellen sie jetzt die Räume die sie für ihr Archiv benötigen. Hierbei gilt um so weniger Räume um so besser.
Erläuterung: In einer Firma haben nur die IPA-Suite Benutzer (Auf denen auch der IPA-Suite DesktopClient installiert ist) auch Zugriff zu dem Archiv und können nach Dokumenten suchen. Nur in wenigen Ausnahmen benötigt man zusätzliche Räume wie z.B. Geschäftsführung oder Personalabteilung.
Wir legen hier im Schnellstart 2 Räume an.
- Firma (Company)
- Geschäftsführung (Management)
Verfahren sie bei der Erstellung der Boxen wie bei den Räumen.
Erstellen sie jetzt die Boxen (Verarbeitungsboxen) die zum bearbeiten der Dokumente benötigen. Hierbei können sie z.B eine Box für die Abteilung und eine oder mehrere Boxen für die Benutzer erstellen. Hierbei gilt ebenso um so weniger Boxen um so besser.
Erläuterung: Die Dokumente werden immer nur in den Raum abgelegt. Die Box (Verarbeitungsboxen) bekommt ein Zugriff auf dieses Dokument zur Verarbeitung. Wenn ein Dokument final verarbeitet ist nimmt man es aus der Box heraus, und es haben dann nur noch die Benutzer von dem Raum Zugriff auf das Dokument.
Wir legen hier im Schnellstart die folgenden Boxen an.
- Verkauf (Sales Abteilungsbox)
- Buchhaltung (Accounting Abteilungsbox)
- Geschäftsführung (Management Box)
- Max* (Benutzerbox)
- Martin* (Benutzerbox)
- Marco* (Benutzerbox)
*Bei den Benutzerboxen verwenden sie bitte die Namen der Benutzer aus ihrer Firma.
Definieren sie jetzt wo ihr DocStore liegen soll. Das ist der Speicherplatz wo ihre Dokumente abgelegt werden.
- In der Datenbank (empfohlen)
- Auf der Festplatte liegen soll.*
*Wenn es auf einer Festplatte verschlüsselt liegen soll, müssen sie im Windows Freigaben und Berechtigungen für dieses Verzeichnis erstellen.
Zu 1: In der Datenbank (empfohlen)
Hier werden keine Windows Freigaben und Berechtigungen für den Zugriff benötigt. Die Kommunikation erfolgt über IP/Hostnamen und Port der Datenbank.
Zu 2: Auf der Festplatte liegen soll.
Im letzten Schritt müssen sie den Benutzern die Berechtigungen für die Räume und Boxen erteilen.
Fertig, gehen sie nun zum nächsten Punkt gehen und den IPA-Server konfigurieren.