Bei der Standard Installation des IPA-Server für RA-MICRO gehen wir davon aus, das der IPA-Server auf dem gleichen Server installiert wird auf dem sich auch die RA-MICRO Software und Datenlaufwerk befindet. Das ist bei den meisten Installationen, der Sever / Computer auf dem sich das „ra“ Netzlaufwerk befindet. Dies wird im Windows Explorer angezeigt als Netzlaufwerk mit den folgenden Informationen:
Zum Beispiel als Laufwerk: R:\
Anzeige im Windows Explorer: RA-MICRO (\\SERVER-ABC\) (R:)
Wenn sie die Installation nicht auf dem RA-MICRO Server vornehmen möchten beachten sie zuerst die Informationen unter: 1.5 IPA-Server RA-MICRO Edition erweiterte Konfiguration
Hier müssen im Vorfeld erweiterte Einstellungen konfiguriert werden so das der IPA-Server Dienst mit einem Benutzer ausgeführt wird der Zugriff auf die Netzlaufwerke hat.
Klicken sie auf das Icon „IPA-Server Admin“.
Falls sie beim Start des IPA-Server-Admin zur Eingabe eines Benutzernamen und Passwort aufgefordert werden befolgen sie zuerst die Schritte unter:
1.6.1 IPA-Server RA-Micro Edition Admin Passwort definieren
Wenn die Eingabe nicht erscheint gehen sie zum nächsten Schritt Lizenz aktivieren.
Beim ersten Start des „IPA-Server Admin“ Programmes müssen sie zuerst ihre Lizenz eingeben und aktivieren. Alternativ können sie auch die Demo Lizenz für 7 Tage aktivieren und später die erworbene Lizenz eingeben.
Ihre Lizenz Information werden im nächsten Fenster angezeigt.
Zum schließen des Aktivierungsfensters klicken sie auf das X oben rechts.
Jetzt können sie in dem IPA-Server Admin die ersten Prozesse zur automatischen Verarbeitung erstellen. Es wird empfohlen, den Verarbeitungsordner im Programmverzeichnis mit den Standardeinstellung unter [C:\it-scom\IPA-Suite\Processes] zu belassen. Die Standardkonfiguration des Verarbeitungsordners sollten nicht geändert (Konfiguration vererbt sich auf die Unterordner).
Zur Erstellung eines neuen Prozesses klicken sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner unter Prozesse [C:\it-scom\IPA-Suite\Processes] und wählen aus „Neuen Hauptprozess erstellen“.
Definieren sie einen neuen Hauptprozesse (hier im Beispiel: RA-MICRO). Zum konfigurieren des Prozesses müssen sie diesen zuerst markieren und dann einmal mit dem Knopf oben recht „Speicher Konfiguration für den Ordner“ abspeichern.
Im nächsten Schritt fügen wir Ihr Übergabeverzeichnis für die OCR-Erkennung von RA-MICRO hinzu. Die Einstellungen finden sie im RA-MICRO.
Im RA-MICRO klicken sie mit der rechtem Maus Taste auf E-Workflow und wählen dann die Einstellungen aus.
In dem Menü E-Akte finden sie unten die OCR Einstellungen (wenn nicht vorhanden aktualisieren sie ihre Version). Dort müssen sie einmal den Punkt „OCR Software mit Übergabeordner“ auswählen und ihren Eingabe und Ausgabe Ordner einstellen. Diese Ordner werden dann auch in dem IPA-Server eingestellt.
Hier zum Beispiel:
Eingabe: C:\ra\OCR-IN
Ausgabe: C:\ra\OCR-OUT
Achtung!!!
Bei einigen Updates von RA-MICRO (Feb-April 2021) wurde der „RAMicro Pre and Post OCR Processor“ aktiviert. Dieser muss deaktiviert sein. Öffnen sie dazu die Datei „EWFRuntimeOptionINI.flg“ die sich in dem Datenlaufwerk:\RA befindet mit einem Editor. Suchen sie die Zeile mit dem Text: UseRAMicroPreNPostOCRProcessor und ändern diesen dann auf den Wert 0:
UseRAMicroPreNPostOCRProcessor=0
Vergessen sie nicht die Datei wieder zu speichern.
In dem IPA-Server stellen sie in dem Punkt Eingabe: „Vom Prozess überwachter Ordner“ den Ordner von RA-MICRO (OCR-Eingabe-Ordner) ein und fügen diesen mit dem Klick auf das grüne Pluszeichen hinzu.
Nach dem Beispiel von oben:
Eingabe: C:\ra\OCR-IN
Im nächsten Schritt müssen sie noch in dem IPA-Server unter Ausgabe auf das RA-MICRO Icon klicken. In dem Menü stellen sie das Ausgabe Verzeichnis von RA-MICRO (OCR-Ausgabe-Ordner) ein.
Nach dem Beispiel von oben:
Ausgabe: C:\ra\OCR-OUT
Für die RA-MICRO OCR-Übergabe benötigen sie keine XML-Ausgabedatei. Deshalb sollte die erste Check-Box nicht aktivieren , diese benötigen sie mit Metafeldern ins E-Postfach scannen möchten (gesonderte Konfiguration).
Aktivieren sie die zweite Check-Box, so dass auch Dokument verarbeitet werden die schon einmal durch den IPA-Server verarbeitet wurde.
Dies ist eine Sicherheit Funktion, so dass von uns erstellte Dokumente nicht mehrmals verarbeitet werden können. Bei diesen Workflow kann es aber nicht ausgeschlossen werden das sie Dokument vom Mandanten, Kanzleien oder Gerichten erhalten die schon vom IPA-Server bearbeitet wurden.
Achtung!
Vergessen sie nicht am Ende die gesamte Konfiguration für den Prozess zu speichern!
Sie können jetzt den IPA-Server Admin wieder schließen ihre Konfiguration ist soweit fertiggestellt. Der IPA-Server Dienst läuft automatisch am Server im Hintergrund mit und wandelt ihre Dokumente um.