Senden Sie automatisch E-Mails mit angehängter Datei oder mit UNC-Dateipfad an die Benutzer. Wenn das Feld ausgeraut ist, müssen Sie zuerst den SMTP-Server einstellen (siehe unter 2.1 Menüleiste SMTP-Server ).
Als E-Mail senden:
Um eine E-Mail zu senden, nachdem die verarbeitete Datei gespeichert wurde, aktivieren Sie einfach diese Option. Wenn diese Option nicht verfügbar ist, konfigurieren Sie den SMTP-Server unter 2.1 Menüleiste SMTP-Server
Prozessierte Datei nach dem Mailversand löschen:
Wenn Sie die Datei als Anhang senden möchten und die Datei nicht mehr benötigen, dann aktivieren Sie auch diese Option.
VON, AN, CC, BCC und Betreff:
Sie können Variablen verwenden oder feste Werte für die Adresse Von, An, … festlegen. Wenn in der Dropdown-Liste keine Variable verfügbar ist, so müssen Sie vorher z.B. Metadaten aktivieren (Xerox xst- oder andere XML-Daten siehe Punkt 3.1 Input Verzeichnisse) oder die LDAP-Suche (siehe Punkt 5.5 Mit LDAP-Abfrage) aktivieren für diesen Prozess.
Ab der Version 7.2.0.26 oder aktueller können bei AN, CC und BCC mehrere Emailadressen angegeben werden. Trennen Sie die Adressen jeweils mittels „;“ Zeichen.
Body:
Im Body können sie den Text oder Link zum gespeicherten Dokument anpassen.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen UNC-Pfad zu dem Dokument verwenden. Andernfalls enthält die E-Mail einen lokalen Pfad und der Benutzer kann das Dokument nicht öffnen. Sie können den Body frei einstellen. Dies ist ein HTML-Text, verwenden Sie also HTML, um komplexe Bodys zu schreiben.
HINWEIS:
Sie können zwei unterschiedliche Bodies für den Fall anlegen, dass die maximale Dateigröße überwacht werden soll. Wenn Sie diese Funktion wünschen, so gehen Sie wie hier dargestellt vor.
Prozessierte Datei als Anhang senden:
Sie können die verarbeitete Datei an die E-Mail anhängen.
Auch die Metadaten als Anhang anfügen:
Falls Metadaten zu der Ausgabedatei erstellt werden können diese mit gesendet werden.
Prüfe Dateigröße des Anhangs:
Überprüft die Dateigröße des Anhangs.
Maximal erlaubte Dateigröße in MBytes
Hier können Sie die Dateigröße festlegen, die per Mail noch gesendet wird.
Unterschiedliche Bodies wenn maximale Dateigröße überwacht wird
Ist die Überprüfung der maximalen Dateigröße als Anhang aktiv, so können Sie zwei unterschiedliche Texte als Body der E-Mail definieren.
Schreiben Sie dafür einfach die beiden Bodies in das Textfeld, getrennt durch ein Pipe „|“ Zeichen (gelb markiert im Screenshot).
Beispiel:
